Языковые формулы официальных документов

Языковые формулы официальных документов

Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Так, например, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы создания документа:В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)…; В соответствии с письмом заказчика…;причины создания документа:Ввиду задержки получения груза…; По причине задержки оплаты…; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…; В связи с нарушением срока поставки…;цель создания документа:В целях обмена опытом направляем в Ваш ад-рес…; Во исполнение постановления собрания акционеров…

Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых – глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и

намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение.сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;предложение:предлагаем;просьба, требование, распоряжение:прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю;подтверждение, заявление:подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;обещание:заверяем, обязуемся, гарантируем;напоминание, предупреждение:напоминаем;отказ:вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу,выражение отношения (формулы этикета):с сожа лением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность.

Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражающих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («СОЮЗПОДШИПНИК предлагает…; ООО «Росэл» гарантирует…) и третьего лица множественного числа(администрация и профсоюзный комитет университета представляют…). Если автор документа – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа(прошу сообщить…; предлагаю провести…; довожу до Вашего сведения…) и отпервого лица множественногочисла (приглашаем Вас…; рады сообщить Вам…).

Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения и т.д. Такую употребительность и многофункциональность глагола просить специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения – всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания. Так, в деловых посланиях используют следующие модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения:Прошу рассмотреть возможность…; Прошу изыскать для нужд организации…; Обращаемся к Вам с просьбой…;напоминание, предупреждение:Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…; Организация уведомляет Вас о том, что…;предложение:По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы…; В ответ на Ваш запрос предлагаем Вам…;отказ от предложения:Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…;распоряжение, приказ:Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности…; Обязать руководителей всех подразделений института…',сообщение, уведомление:Сообщаем, что…; Извещаем Вас о том, что…; Довожу до Вашего сведения, что…;обещание, гарантии:Гарантируем, что…; Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки….

В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору послания необходимо заявлять собственную позицию по тому или иному вопросу либо интерпретировать действия другой стороны. В этом случае также могут быть использованы стандартные языковые модели. Например, модели интерпретации собственной позиции:Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам…; Возражений против конструкции не имеем…; Мы не сможем поставить Вам…;модели интерпретации действий другой стороны:Данные Вами обещания не выполняются…; Партия товара прибыла со значительным опозданием…; сумма причиненного ущерба составляет….

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем. Например: наименее сложный…; наиболее важный…, наилучший результат…; оказать помощь…; произвести проверку…; руководство считает возможным… ; организация не возражает…; обеспечить выполнение.; создать необходимые условия…; подтвердить получение…; сообщить данные…; подготовить к отправке…; в сложившихся обстоятельствах… и т.д.

Итак, стандартизация официально-деловой письменной речи влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Языковые формулы официальных документов.

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Суть унификации служебных докумен­тов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение докумен-тационного потока к единым формам и стандартам предпола­гает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их формата, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов.

Унификация документов неразрывно связана со стандарти­зацией, которая заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установ­ленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформ­ляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых мо­делей, отражающих типовые ситуации делового общения. При

этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций»

Кроме стандартизации для унификации необходиматипиза­ция ситуаций деловой переписки. С точки зрения типизации ситуаций письменного общения наиболее значим фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обуслов­ливает тип и стиль создаваемого документа. При всем многооб­разии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

— привлечение внимания к проблеме;

— побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий);

— придание юридического статуса какому-либо событию (документирование деловых отношений, сделок, финансовых операций и т. д.);

— инициирование и поддержание деловых отношений;

— решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий).

Решение тех или иных задач делового общения происходит в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.

Языковая формула, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей — мотивации действия и собственно речевого действия. Например: В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас. ; Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое дейст­вие). ; В целях обмена опытом (мотивация) направляю (речевое действие) в Ваш адрес.

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но и тематический и функциональный тип деловой бумаги (см. табл.).

Дана. в том, что. действительно работает.

Таким образом, все смысловые аспекты документа изла­гаются в виде устойчивых логических форм-моделей. В ре­зультате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего за­каза.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению на условиях заключенного ранее договора .

Приведение языковых и текстовых средств служебных доку­ментов к единому образцу, т. е. стандартизация и унификация деловой письменной речи, при составлении текстов деловых писем, их обработке оправдано соображениями удобства и эко­номии времени.

Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применяемых для передачи однотипной повторя­ющейся информации.

Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называ­ется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогич­ным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов — бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке используются также трафаретные тек­сты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления до­кументов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

Процесс создания трафаретных писем — это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста или реквизитов и определение объема пробелов для вписывания меняющихся сведений.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следу­ющую закономерность порядка слов в русском языке: постоян­ная информация всегда предшествует переменной (поэтому

трафаретный текст не может начинаться с пробела); постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое явля­ется организующим членом предложения.

(фамилия, инициалы) (название учреждения)

в должности _______________. Оклад____________

Справка выдана для представления в_____________

Начальник отдела кадров________________________

Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшают возможность использования трафаретных текстов как способа делового об­щения.

infopedia.su не принадлежат авторские права, размещенных материалов. Все права принадлежать их авторам. В случае нарушения авторского права напишите сюда.

Языковые формулы официальных документов.

Одна из особенностей деловой речиширокое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде .

За многолетнюю практику деловой письменной речи были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и логично излагать мотивы, причины, цели официального документа, его структуру, они упрощают процесс создания деловой бумаги. Приведем примеры некоторых языковых формул, которые вам помогут в определенной ситуации.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:

В порядке оказания помощи прошу Вас ….

Согласно постановлению правительства…

На основании ранее достигнутой договоренности…

Языковые формулы выражающие причины создания документа:

В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…

В виду особых обстоятельств…

В связи с досрочной сдачей сессии…

В связи с погодными условиями…

Языковые формулы, выражающие цель создания документа:

В целях упорядочения работы структурных подразделений института…

В целях расширения спектра образовательной деятельности…

Во избежание конфликтных ситуаций…

Для согласования спорных вопросов…

Для согласования вопроса об участии…

С целью ознакомления …. просим выслать….

Языковые формулы, выражающие просьбу, требование, распоряжение:

Прошу рассмотреть возможность…

Прошу изыскать для нужд организации…

Обращаемся к Вам с просьбой …

Убедительно прошу Вас решить вопрос…

Приказываю создать комиссию…

Языковые формулы, выражающие напоминания, предупреждения:

Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…

К языку и стилю изложения в документе предлагаются особые требования:

· однозначность используемых слов и терминов;

· нейтральный тон изложения;

· соблюдение языковых норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

· смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность достигается точностью словоупотребления, то есть использованием слов в прямом их значении. Особое значение приобретает употребление слов – паронимов (близких по звучанию, но различных по значению), например:

· представить (предъявить, показать) отчет; предоставить (дать в пользование) справку;

· гарантийный (содержащий гарантию) талон; гарантированный (обеспеченный законом) отдых;

· проводить (осуществлять) совещание; производить (изготовлять) товары.

В деловой речи нужно внимательно относиться к словам-синонимам, так как оттенки их значения влияют на лексическую сочетаемость, например, построить склад, (стилистически нейтральное выражение) соорудить мост; воздвигнуть арку — (высокий стиль).

При употреблении терминов нужно:

· дать официальное определение;

· уточнить, расширить содержание термина нейтральным словом;

· употребить возможные синонимы к термину.

Обратите внимание, что с Р.п. употребляются предлоги:в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, впредь до, касательно, по мере, по причине, при посредстве ; с Д.п.благодаря, применительно к, сообразно, согласно.

Имена числительные, как правило, записываются цифрами.

При построении словосочетаний следует учитывать устойчивые сочетания: приказ – издается, контроль – возлагается, цена – устанавливается; доводы – веские, сотрудничество – взаимовыгодное, расчеты – предварительные.

При употреблении сравнительной степени используется сложная форма: менее важный, менее сложный, (более сложное).

Превосходная степень используется с приставкой наи – наиболее важный.

В деловой речи более предпочтительны страдательные конструкции: не вы предлагаете, а вами предложено; не мы выполняем, а нами будет выполнено.

В деловой речи возможны сокращения, но они должны быть унифицированы, то есть единообразны. К ним предъявляются следующие требования:

· сокращения должны быть единообразными на всем протяжении документа;

· нельзя сокращать слово, если оно единственный член предложения;

· нельзя сокращать слово так, что оно может повлечь двусмысленность;

· сокращение слова до одной буквы недопустимо, кроме традиционных: г. – год, с. – село, р. – река, п. – пункт.

Языковые формулы официальных документов
Главная | О нас | Обратная связь

Языковые формулы официальных документов

В сфере культуры официально-деловой речи действуют текстовые и языковые нормы. Основные различия между ними сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.

За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы для типовых официально-деловых ситуаций и соответствующего им жанра документа.

Языковые, формулы — это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Языковые формулы заголовков к тексту

По вопросу о + сущ. в предл. п. По вопросу об организации помощи многодетным семьям

Предлог о + сущ. в предл. п. О проведении научно-технической экспертизы

Языковые формулы обращения

Уважаемый Александр Иванович!

Уважаемая Марина Сергеевна!

Языковые формулы, используемые для выражения

мотивов создания документа

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

В соответствии с письмом заказчика.

В ответ на Ваш запрос сообщаем.

Согласно решению Департамента образования.

В подтверждение нашего телефонного разговора.

Ссылаясь на Ваше гарантийное письмо.

причин создания документа

Ввиду чрезвычайных обстоятельств.

Учитывая повышение спроса на продукцию Вашего предприятия.

В связи с проведением совместного семинара по проблеме.

В связи с нарушением сроков доставки товара.

В связи с тяжелым материальным положением.

цели создания документа

В целях усиления охраны государственного имущества.

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес.

В целях согласования сроков проведения конференции.

Во исполнение приказа ректора университета.

Для согласования ряда спорных вопросов.

Для согласования кандидатур.

Информируем Вас о том, что.

Уведомляем Вас о.

Организация извещает о.

Считаем необходимым поставить Вас в известность.

Довожу до Вашего сведения, что.

Назначить на должность.

Утвердить решение Ученого совета Института.

Обязать руководителей структурных подразделений.

Создать комиссию в составе.

Возложить ответственность за обеспечение порядка проживания студентов в общежитии на.

Назначить расследование по факту.

В ответ на Ваш запрос наша фирма может предложить Вам.

Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в области.

По Вашей просьбе посылаем прайс-лист нашей кампании и предлагаем ознакомиться с.

Мы можем поставлять Вашей организации.

отказа от предложения

К сожалению, мы не можем предоставить Вам имеющуюся у нас информацию по причине.

Ваш проект отклонен по следующим причинам.

Присланная Вами смета расходов на. не может быть утверждена в силу.

Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше предложение не может быть реализовано в установленный Вами срок.

В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о.

Конфиденциальность информации гарантируется.

Факты нарушений правил торговли будут рассмотрены в установленном порядке.

Соответствующие меры будут приняты.

Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договоренностями Вы должны.

Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате составляет.

Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает.

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что Издательство оставляет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие Договора в случае несвоевременного представления рукописи.

Обращаемся к Вам с просьбой.

Просим изыскать возможность положительного решения вопроса о.

Просим направить в адрес нашей организации сведения о.

Просим выслать каталоги Ваших изделий.

Просим принять меры.

Прошу разрешить мне отсутствовать на рабочем месте. числа в связи с.

Прошу принять меня на работу на должность.

Приглашаем Вас принять участие в.

Приглашаем Вас стать участником.

Приглашаем представителя Вашей фирмы посетить наше предприятие.

Просим принять участие в проведении выставки-ярмарки.

заключительной части текста

Надеемся получить ответ в ближайшее время.

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Ожидаем Вашего согласия.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

С уважением. (подпись).

Языковые формулы официальных документов

Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Так, например, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы создания документа:В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)…; В соответствии с письмом заказчика…;причины создания документа:Ввиду задержки получения груза…; По причине задержки оплаты…; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…; В связи с нарушением срока поставки…;цель создания документа:В целях обмена опытом направляем в Ваш ад-рес…; Во исполнение постановления собрания акционеров…

Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых – глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и

намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение.сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;предложение:предлагаем;просьба, требование, распоряжение:прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю;подтверждение, заявление:подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;обещание:заверяем, обязуемся, гарантируем;напоминание, предупреждение:напоминаем;отказ:вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу,выражение отношения (формулы этикета):с сожа лением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность.

Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражающих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («СОЮЗПОДШИПНИК предлагает…; ООО «Росэл» гарантирует…) и третьего лица множественного числа(администрация и профсоюзный комитет университета представляют…). Если автор документа – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа(прошу сообщить…; предлагаю провести…; довожу до Вашего сведения…) и отпервого лица множественногочисла (приглашаем Вас…; рады сообщить Вам…).

Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения и т.д. Такую употребительность и многофункциональность глагола просить специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения – всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания. Так, в деловых посланиях используют следующие модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения:Прошу рассмотреть возможность…; Прошу изыскать для нужд организации…; Обращаемся к Вам с просьбой…;напоминание, предупреждение:Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…; Организация уведомляет Вас о том, что…;предложение:По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы…; В ответ на Ваш запрос предлагаем Вам…;отказ от предложения:Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…;распоряжение, приказ:Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности…; Обязать руководителей всех подразделений института…',сообщение, уведомление:Сообщаем, что…; Извещаем Вас о том, что…; Довожу до Вашего сведения, что…;обещание, гарантии:Гарантируем, что…; Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки….

В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору послания необходимо заявлять собственную позицию по тому или иному вопросу либо интерпретировать действия другой стороны. В этом случае также могут быть использованы стандартные языковые модели. Например, модели интерпретации собственной позиции:Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам…; Возражений против конструкции не имеем…; Мы не сможем поставить Вам…;модели интерпретации действий другой стороны:Данные Вами обещания не выполняются…; Партия товара прибыла со значительным опозданием…; сумма причиненного ущерба составляет….

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем. Например: наименее сложный…; наиболее важный…, наилучший результат…; оказать помощь…; произвести проверку…; руководство считает возможным… ; организация не возражает…; обеспечить выполнение.; создать необходимые условия…; подтвердить получение…; сообщить данные…; подготовить к отправке…; в сложившихся обстоятельствах… и т.д.

Итак, стандартизация официально-деловой письменной речи влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

©2015-2017 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *