Что такое формуляр документа

Формуляр документа: понятие, структура, виды.

Каждый из документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информац-ых элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни информац-ые элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информац-ые элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Информац-ый элемент док-та, характер-ий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом .

Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляет формуляр документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Иначе говоря, формуляр документа – это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеет определенную устойчивость, конкретность. В то же время формуляр документа определенного исторического этапа развития может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.

Каждому реквизиту отводится на документе свое место, которое закрепляется в формуляре-образце – своеобразной единой матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.

Формуляр-образец документа – модель построения формы док-та, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов. Это дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляр. Типовой формуляр – это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр – формуляр конкретного документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицир-ой формы док-та или бланка док-та. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

188.123.231.15 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам.

Формуляр документа

Каждый отдельный документ состоит из ряда реквизитов. Для каждой системы документов определен характерный для нее комплекс соответствующих реквизитов. Каждому документу из конкретной системы документов присущ свой индивидуальный набор реквизитов.

Например, для ряда документов (которые федеральные органы власти и их подразделения выдают физическим лицам для удостоверения их личности или их статуса), состав реквизитов определен действующим законодательством Российской Федерации. К этим документам относятся паспорт, водительские права, трудовая книжка, свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы и другие.

Для официальных и служебных документов комплекс реквизитов определяет Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003. Всю систему официальных и служебных документов можно разделить на группы документов, выполняющих конкретные управленческие функции. Каждая группа документов характеризуется соответствующим набором реквизитов. Соответственно, для каждого документа в этой группе имеется уже свой конкретный перечень реквизитов.

Перечень реквизитов, из которых состоит тот или иной документ, носит название формуляра документа.

Формуляр официального и служебного документа представляет собой перечень реквизитов официального письменного документа.

Построение формуляра официального и служебного документа, то есть перечня реквизитов официального письменного документа, возможно различными путями. Однако два пути построения этого перечня просматриваются как наиболее рациональные.

Первый путь построения перечня возможен при расположении входящих в него реквизитов в той последовательности, которую для них предусматривает Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти или ГОСТ Р 6.30-2003. Такое построение формуляра хорошо при его теоретическом построении, но весьма неудобно при практическом применении формуляра для формирования документа.

Наиболее удобно построение формуляра при построении списка реквизитов в порядке их месторасположения в документе. Этот порядок определяется так же, как и порядок чтения или письма, то есть слева направо и сверху вниз. В этом случае принцип построения формуляра официального письменного документа хорошо согласуется с принципом построения и последующего чтения самого официального письменного документа.

Типовой и индивидуальный формуляр

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Перечень реквизитов, характеризующий группу документов с однотипными функциями, носит название типового формуляра документа.

При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.

Индивидуальный формуляр это когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), т.е. документирующие отрасль деятельности. Например, в органах Пенсионного фонда это документы по расчету и начислению пенсий, в вузах, других учебных заведений — по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы — налоговая документация и т.д.

Понятие формуляра документа в делопроизводстве

Понятие формуляра документа в делопроизводстве.

Понятие формуляра в делопроизводстве. Корни формуляра

Формуляр- набор реквизитов письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Люди не могут жить без стереотипов – стереотипы помогают более быстро оформить мысль; через набор стереотипов происходит узнавание жанра, вида информации – а через них и более быстрое постижение дела, новой информации. Людям в целом свойственно тяготение к стереотипам, частности отвлекают, стереотипы помогают опереться на главное, существенное, ключевое. Стереотипы нации проявляются и в стереотипах текстов, особенно деловых. Читая документ, мы в первую очередь вникаем в его содержание, меньше обращаем внимания на его структуру, на композицию. Однако составляя необходимую деловую бумагу, мы обязательно задумываемся над его формой, продумываем композицию, выбираем наиболее совершенные способы выражения содержания.

Структура (композиция) жанра – понятие более широкое, нежели формуляр. Характерные особенности жанра могут проявляться и в его структуре – соотношении и расположении отдельных содержательных и формулярных элементов.

Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа. Реквизит документа (автор, адрес, дата, заголовок и т.п.) – обязательный информационный элемент, присущий определенному виду письменного документа. Понятие формуляра соотносим с составом и расположением реквизитов документа, понятие структуры связываем с композицией самостоятельно значимых частей делового текста.

Формуляр текста объективирует его модальность. Каждый индивидуум говорит на общем деловом языке что-то неповторимое свое. Необходимо и адекватное восприятие сказанного. В документе каждое слово и оборот должны быть строго функциональны и уместны. Среди возможных вариантов избирается и функционирует словосочетание или речевой оборот, оптимально соответствующие данному жанру документа и стилистике жизни общества. Время, стиль новой эпохи, обстоятельства употребления данного жанра делают свои, главным образом лексические поправки в составе формул. Принятая или необходимая структура ограничивает автора, дисциплинирует его мышление и изложение. Стереотипы, формулы позволяют сориентироваться в общем для двух сторон, а затем постигать индивидуальное, особенности содержания каждого коммуниканта.

Каждому жанру (типу, виду) документа присущи свои отличительные черты. Тексты большинства жанров имеют в своем составе некий набор устойчивых сочетаний, разного типа фразеологизмов и форм. Формулярные средства варьируют и внутри отдельных жанров, это имеет свои причины. Стабильные, а затем и стандартизованные элементы формуляра распространяются лексико-фразеологическими средствами терминологического и нетерминологического характера, развертывающими и дополняющими основное содержание документа. Первый уровень проявления этих черт – формуляр, в котором стереотипность выражений представлена в наиболее яркой форме. От внешней устойчивой схемы, от стереотипных выражений и тем самым от общего, обычно привычного стереотипного образа делового текста определенного типа легче идти к более полному и объективному постижению сущностного содержания и частных обстоятельств, изложенных в документе. Формуляр – высший языковый уровень документа. Полагаем, что сама структура формуляра – первый стилеобразующий признак и показатель стиля. Строением текста, его формуляром в значительной степени предопределены другие уровни стиля и отдельные стилевые свойства делового текста.

Формулярные элементы в деловых текстах приветствуются не потому, что составлением документов занимаются несообразительные или умственно ограниченные люди, привыкшие действовать по ложным образцам, а потому, что составляющим документ оригинальным в мышлении людям нужно экономить ментальные усилия на сложившихся способах оформления документа. Применение формулярных элементов указывает на речевую культуру пишущих, их умение владеть принятыми формами письменного делового общения.

Наиболее распространенная форма стереотипизации деловых текстов – клиширование актуальных формулировок. Клиширование – намеренное дословное использование в документах оборотов и многословных формулировок, которые появились в предшествующем создаваемому тексту важном и широко известном документе. Такое клиширование сразу устанавливает связь данного документа с иным, тематически или даже проблемно близким документом, облегчает его восприятие и понимание адресатом. Клишированию актуальных формулировок способствует авторитетность создателя текста (лица, учреждения) – при условии удачного употребления ее в тексте.

Современные языковые формулы в большинстве своем имеют глубокие корни. Сложение русского формуляра началось в глубокой древности. Имманентным свойством русского документа является письмо «по образцу», по прецеденту. За образец принимался оправдавший себя результатом предыдущий деловой текст. Однако, наряду с ориентацией на репродуктивность текста, наиболее творчески мыслящие дьяки формировали, по их мнению, более эффективные тексты; выявляли и пытались реализовать через слово новые практические подходы, а иногда стратегические замыслы.

Стратегии иной раз противостояли экстремальности ситуации: в этих случаях автор был наиболее изобретателен в поиске слов и композиций

Терминологические сочетания как базовые элементы структуры допетровских текстов

Структуры документов складываются во многом за счет формирования устойчивых сочетаний, терминологизирующихся оборотов речи. В нашей монографии мы решили продемонстрировать в хронологическом порядке выявленные в памятниках устойчивые сочетания и составные термины тех лексико-семантических групп, которые называли жизненно важные явления русской жизни исследуемого периода. Актуальность тех или иных понятий, получивших выражение в устойчивых оборотах, видна по их численной (количественной) представленности.

Реквизиты документа

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом -ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения стандарта определяют: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г.

Положения государственного стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др. Однако, учитывая, что с 1993 г. работы по развитию УСОРД не ведутся (класс 0200000 ОКУД включает всего лишь 62 формы), на практике положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам.

С 2003 г. в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» положения стандарта носят рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают время на обработку документов, организации заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 -регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

16 – гриф утверждения документа;

18 – заголовок к тексту; 19- отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оггиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Реквизиты документа – обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций. Различают обязательные и дополнительные реквизиты.

Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового и продольного штампов формуляра

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации

Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии суставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 08) слева, как показано на рисунке 1.

Что такое формуляр документа

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 – основной государственный регистрационный

номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Пример нанесения ОГРН юридического лица приведен на образце оформления бланка на рисунке 2.

Что такое формуляр документа

Рис 2 Образец продольного бланка письма должностного лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.(Рис 2)

07 – код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Расположение справочных данных при использовании углового бланка показано на рис. 1.6. Примеры оформления справочных данных в продольном варианте оформления бланка на рисунке 2.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД ОКУД (класс 0200000)). Образец на рисунке 3. В письме наименование вида документа не указывают.

Что такое формуляр документа

Рис.3 Образец бланка конкретного вида документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных. точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г. а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г. а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел1, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т. п.) регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/89, где 1 – индекс структурного подразделения; 26 – номер дела по номенклатуре дел; 89 – порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации – автора ответа и индекс документа организации – автора запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов (например, письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части: «На № от «, которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.

Что такое формуляр документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Требования к реквизитам размещаемым на рабочем поле формуляра

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном.

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается данным вопросом.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами неуказывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Генеральный директор АОЗТ

Личная подпись И. В. Сергеев

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И. В. Сергеев

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2005 г. № 14

УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 01.02.2006 № 82

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения <при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком) например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость;

чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок располагается слева или над текстом документа при угловом расположении. Объем заголовка не должен превышать 5 строк, каждая длиной до 28 знаков.

Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках’ субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, | анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования I признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы. с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) –решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы –распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста, от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального

кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Отметка размещается с абзаца через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал; при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3–4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала. Образец на рисунке 5.

Что такое формуляр документа

Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее – виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2006

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверителъную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Образец на рисунке 6.

Что такое формуляр документа

Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату его поступления и регистрационный номер (индекс письма).

1. Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть 1, ст. 5021

2. Басаков М.И. Современное делопроизводство, М. Ростов-на-Дону Феникс 2007

3. Корнеев И.К. Делопроизводство М. Проспект 2007

4. Басаков М.И Делопроизводство, М. Ростов-на-Дону Феникс 2006

5. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. – М

Тема № 6 Понятие “формуляр документа”.

Историческое складывание формуляра документа. Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец.

Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа — модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов. Конструкционная сетка формуляра-образца документа образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе бумаге установленного формата в зоне расположения документа, ограниченной служебными полями.

Типовой и индивидуальный формуляр документа. При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Формуляр официального документа стал складываться еще в Междуречье несколько тысяч лет назад. В античности он приобрёл форму, так называемую латинскую схему. Несмотря на сложность и громоздкость, можно утверждать, что информация в таком формуляре был достаточно хорошо структурирована. Впоследствии в более простой форме латинская схема использовалась в Средневековье и Новом времени, а из западноевропейских стран в XVIв. перешла в отечественное делопроизводство.

Формуляр документаXVIXVIIвв. С развитием системы государственного управления возрастает значение письменных документов. Общие вопросы документирования и составления конкретных документов в той или иной степени отражаются в различных судебниках данного периода. Уже тогда был определен порядок оформления указа, грамоты, памяти, отписки, сказки, челобитной и др. видов документов, а также порядок изложения текста. В самом тексте документа обозначался и его автор, а нередко и тот, кто составлял (царь, Боярская дума) данный документ (писцы, монахи). Особое значение имеют реквизиты – подписи (приписи) и печати, резолюции (пометы) – надписи о характере и способах решениявопросов, указанных в документе. Формы – столбцы и книги, развернутый лист александровской бумаги для царских грамот.Особенность формуляра – документ представляет собой единый текст.

Формуляр документаXVIIIв. Реформы ПетраI. Генеральный регламент 1720 г. – определил общий порядок составления и оформления документов. В этот период получили распространение типовые формы документов (составление документов по образцу). ВXVIIIв. наименование вида документа стало оформляться в отдельный реквизит. От текста документа также отделился его автор (указывался дважды – в начале текста и в подписи документа). Адресат выделился в отдельную строку. Изменилась форма документа – столбцы отменены, заменились тетрадями. Утверждены три образца гербовой бумаги разной стоимости. Т.о. каждый реквизит документа приобрёл самостоятельное значение, стал занимать постоянное место в формуляре, а его оформление и расположения определялось нормативными актами.

Формуляр документаXIX– н.XXвв. Порядок документирования стал жёстко регламентироваться различными правовыми актами и, прежде всего, манифестами. Строго определялся порядок оформления и содержания документов. Начались первые процессы унификации текста документа: стали создаваться документы с элементами трафаретных текстов и типовых текстов-образцов, оформляться в табличной форме. Особое внимание – стилю документа. На всех документах обозначался из вид, кроме писем. В 1830-е гг. появляются бланки документов.Т.о. формуляр документа приобрёл более строгую форму, а реквизиты получили определённое место. Создание образцов и трафаретов текстов, появление бланков, единообразие в применении форм документов создали первые предпосылки для процессов унификации в делопроизводственной практике.

Формуляр документа советского государства. Демократизация документов – изменился стиль и нормы правописания, документы стали более лаконичными. Правила составления документов – в первых декретах. Стали совершенствоваться формы управленческих документов. В первой половине 1920-х гг. развёрнутая в стране работа по стандартизации в среде управления повлияла на практическую деятельность по унификации документов (упорядочение форматов бумаг, разработаны формы и бланки документов, в частности бланки писем как самостоятельного массового вида документа, осуществлена выработка трафаретов текстов документов). 29-30-е гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на деловые письма. В отдельных ведомствах изданы инструкции по делопроизводству. Единых правил не создано. В середине 60-х гг. – активная деятельность по стандартизации и унификации. Распространение получил формуляр-образец. В н. 70-х гг. выработано понятие системы документации – как основной объект стандартизации. Требования к форме документов, их оформлению и составлению закрепляются в стандартах на унифицированные системы документации.

Формуляр документа и его составные части.

2. Создание и развитие традиционной формы документа.

Формуляр современного управленческого документа.

Унификация текста документа.

Формуляр документа и его составные части

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его ин­формационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.).

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Реквизит яв­ляется законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например автор­ство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Рекви­зиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согла­сования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и назы­вается переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с опре­делением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или груп­пы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель по­строения множества документов. Он устанавливает форматы бу­маги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения пло­щади.

Принятая в формуляре-образце последовательность распо­ложения реквизитов должна отражать наиболее часто приме­няемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов по­зволяет не только успешно совершенствовать процессы доку­ментирования в традиционных “ручных” технологиях, но и, оп­ределив общие принципы архитектуры управленческих доку­ментов, перейти к автоматизированному проектированию необ­ходимых документов в компьютерных (информационных) тех­нологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде черте­жа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде опи­сания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях пред­почтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного ви­да (договоры, протоколы, акты), называется типовым форму­ляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87“Унифицированные си­стемы документации. Требования к построению формуляра-образца” установлены:

– форматы бумаги — от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

– служебные поля — поле подшивки не менее 20 мм, левое, ниж­нее и правое поля не менее 10 мм;

– конструкционная сетка с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машинки (2,6 на 4,25 мм), что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman 14;

– состав и правила оформления реквизитов, придающих доку­ментам юридическую силу.

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документа­ции имеют определенную устойчивость, конкретность. В то же вре­мя формуляр документа определенного этапа исторического разви­тия может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представ­ляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.

Формуляры различных видов документов складывались на про­тяжении веков.

Создание и развитие традиционной формы документа

Формуляр текстового документа ХVI-ХVII веков

Общие вопросы документирования

В государственном правовом акте – Судебнике 1550 года – отдельные статьи затрагивают и общие вопросы документирова­ния и вопросы порядка составления конкретных документов.

К правилам составления документов возвращается и Судебник 1589 года. Статья 191 определяет, например, порядок составления завещания.

Наименование вида или разновидности документа, за редким исключением, обозначалось в тексте. Если вид документа не упоми­нался в тексте, он всегда подразумевался автором документа (рис. 14, прил. 1).

Что такое формуляр документа

Рис. 14. Договорная грамота Новгорода с великим князем тверским Ярославом Ярославовичем (1265 г.)

Число видов документов периода до образования государствен­ности было невелико.

Основными распорядительными документами были указы царя и приговоры Боярской думы, названия которых даются в тексте или определяются по словам “указал”, “приговорил”.

Грамотой стали называться лишь отдельные виды документов. Это, прежде всего, жалованные и указные грамоты. Они выдавались великими и удельными князьями, митрополитами, архиепископами. В великокняжеских, царских жалованных и указных грамотах вид до­кумента обозначался в тексте: в жалованных грамотах – “. как в сей жалованной грамоте писано”, “а дана грамота”; в указных грамотах – “а выход бы есте велели им тем крестьяном платити по нашему указу”; в указных монастырских грамотах, регламентиру­ющих крестьянские повинности, в начале текста писали: “таковы указные грамоты даны по селам. ”.

Термин “грамота” употреблялся для обозначения актов феодаль­ного землевладения и хозяйства – данные, деловые, духовные, за­кладные, купчие, меновнне и др. Они фиксировали передачу, раздел имущества, завещательные распоряжения, запись займа, обеспеченного залогом имущества, запись купли-продажи и обмена имущества.

Переписка оформлялась такими документами, как отписки, сказ­ки, челобитные, памятки. Отписки обычно поступали в приказ от официального лица – воеводы, посла, епископа. Наименование это­го вида документа давалось в конце текста (“а отписку, государь, и книги велел отдать. ”).

В самом тексте документа обозначался и автор.

При отсутствии упоминания автора в тексте его можно установить путем анализа текста, выяснения вопроса и функции управления и соотнесения их с учреждением, путем изучения автографов отдель­ных дьяков, которые “приписывали” документ. Изучение автографов помогает определить принадлежность текстов автору или переписчи­ку, отнести документы к отдельным учреждениям, в которых работа­ли дьяки и подьячие, известные по их автографам.

Определенное место, обычно в начале текста, занимает в до­кументе адресат. В судебниках, актах местного управления (губных и земских грамотах) давалось подробное адресование – указа­ние “всех служилых чинов и сословий или лиц”. Конкретный ад­ресат обозначался в царских, жалованных и указных грамотах (“Бо­ярину нашему князю Ивану Федоровичу Мстиславскому да дьяку нашему Ондрию Щелканову”, “пожалован есмь игумена Никона”; “. в Суз­дальский уезд княж Ондреевских сел Шуйского приказчику Медведю Клементьеву”), в памятях (“в дрвню Кучи старосте Гришке Андро­нову и всем крестьянок. ”), в некоторых сказках (“сказал постелничему Федору Михайловичу Ртищеву”), в частных письмах (“Гсдрю моему племяннику князю Василью Васильевичу. ”).

С адресата обычно начинался текст и таких документов, как отписки и челобитные. Однако обозначение адресата имело особен­ность: они адресовались на имя царя (“Государю и великому кня­зю”), хотя часто их исполнение предполагало конкретное учрежде­ние. Иногда в таких случаях делалась особая отметка о конкрет­ном адресате; “Отдати в посольскую избу Ондрею Щелканову”. На документах – столбцах адресат повторялся на обратной стороне.

Одним из реквизитов документа является его дата. Дошедшие донас многие ранние документы ХII-ХV веков не датированы. Их дату можно установить лишь по каким-либо признакам.

Место даты в документах обычно постоянно: в законах, указах, приговорах, памятях, наказах, сказках, писцовых книгах – в нача­ле текста, и в конце текста – в актах (“Писана на Москве лета 7000 тридесят первого, апреля”, “А меновные писал. лета 7068 го”).

При определении времени составления документов до ХVIII века следует иметь в виду, что в России применялась эра “от сотворения мира” или византийская эра.

Обычно подпись (“припись”) ставилась на обороте документа по слову или слогу на каждом сставе (месте склейки листов), а кончалась на лицевой стороне листа в последней строке текста. Если столбец был длинный, то подпись повторялась несколько раз. Она писалась так, что половинки букв были на обоих концах бума­ги. Современники считали: “Даже если клей держался недостаточно крепко, никто не мог подделать грамоты и не мог приписать в ней что-нибудь еще”. Свое имя дьяк писал мелким шрифтом, крупными буквами “дьяк писал от себя титул великого князя”; “Князь ве­ликий Иван Васильевич всеа Русия. А подписал паря и великого князя диак Юрьев Сидоров”.

Кроме подписей, документы удостоверялись печатью. Печать свидетельствовала о подлинности документа.

В Русском государстве ХVI-ХVII веков употреблялись две государ­ственные печати – большая и малая. Они отличались размером, дополнительными изображениями и надписью. Малая печать прикладыва­лась к жалованным грамотам на кормление.

Важное значение для характеристики документа имеют пометы (резолюции) – надписи о характере и способе разрешения вопроса, затронутого в документе: “А будет один двор, а не слобода – подписати” – жалованная данная грамота 1546-1559 годов; “гсдь пожало­вал велел от Челобитного приказу отставит” (челобитная 1676 года об освобождении от службы в приказе). Если документы не требовали дальнейших действий с ними, то писались такого рода пометы: “вкле­ить в столп”, “взять отписка к отпуску”, т.е. подклеить к отпуску того документа, ответом на который являлась полученная отписка.

Помета могла быть пространной: в ней объяснялось, кто доку­мент слушал и какое решение принято. Встречаются по две пометы на документе, например, помета в приказе и его чети. С середины ХVII века встречаются датированные пометы.

Помету писал дьяк (“дьячя помета”) на обороте сверху, в ред­ких случаях – на лицевой стороне в левом нижнем углу.

Отметки на документе

Особую нагрузку в формуляре несут отметки на документах; они помогают определить дату их составления, способ передачи истепеньсекретности. Самой распространенной была отметка о времени получе­ния документа. Учреждение, получившее документ, делало на нем от­метку обычно на обратной стороне под адресатом.

Имеются отметки об исполнении документа, нередко самим авто­ром. Например, на закладкой грамоте 1546-1547 годов написано: “по сей кобале яэ, Микита, деньги, занел и вотчину заложил. ”.

На исходящих документах делали отметки о времени отправления по назначению. Кроме того, имелись отметки с указанием имени подь­ячего, переписавшего документ набело. Встречаются отметки о сек­ретности: “написано о тайных делах”.

Документ ХVI-ХVII веков отличает и его форма. В этот период наиболее распространенными были две внешние формы – столбцы и книги. Примерное время появления столбцов – ХIV век. В духовной книге Ивана Калиты (1339 г.) столбцы называются “великий сверток”.

Способ изготовления столбца следующий: большой александрий­ский лист бумаги резался на 2 или 3 части. В первом случае полу­чался лист длиною 45 см, шириной 17 см, во втором случае – 34 см на 15 см. Полученные таким образом листы бумаги склеивались.Место оклейки называлось сставом. По количеству сставов измеря­лась длина столбца. Некоторые столбцы были больших размеров. Так, столбец Соборного уложения 1649 года имел 959 склеек и составлял 309 м в длину. Хранились столбцы в свернутом виде.

Текст писался на одной стороне столбца. На обороте ставилась подпись дьяка или подьячего “с приписью”, на некоторых видах доку­ментов – автор, пометы, адресат, отметки, черновые вставки.

Неудобство использования столбцов в справочных целях, труд­ность хранения заставили искать иные формы документирования. Вот почему уже в приказах наряду со столбцами имелись записные книги.

Рукописные книги ХVII века представляли собою ряд сшитых тетра­дей. По форматам книги различались: в полный лист (развернутый лист александрийской бумаги), в четверть листа (“вчетверку”) и в восьмую часть листа (“восьмушка”).

Существовала и третья форма документа – развернутый лист александрийской бумаги. На нем писались обычно царские грамоты с различного рода пожалованиями. В конце документа указывалось: “писана грамота в лист”.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *