Уфд

Понятие «унифицированная форма документа». Общегосударственные, отраслевые УФД, УФД предприятия. Альбом форм унифицированных документов.

В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятель-и задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать:

при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления;

при стандартизации– формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила офор­мления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на категории:

2) отраслевые / ведомственные;

3) формы документов предприятий.

Общегосударственная унифицированная форма — это унифицир-ая форма документа, входящая в состав УСД и обязательная для применения на всей территории Республики Беларусь в определенной сфере деятельности. Состав показателей, включаемых в УФД данной категории, определяют разработчики УСД.

Отраслевая унифицированная форма — это унифицированная форма документа, утвержденная министерством или иным органом управления и обязательная для применения всеми предприятиями и организациями данного министерства или ведомства. УФД данной категории должны включать показатели, специфичные для данной отрасли или ведомства и отсутствующие в общегосударственных УФД.

Унифицированная форма документов предприятия — это унифицированная форма документа, утвержденная руководством предприятия и применяемая только на данном предприятии. Унифицированные формы данной категории должны включать показатели, специфичные для конкретного предприятия и отсутствующие в общегосударственных и отраслевых УФД.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов.

Альбом форм документов (другое название — альбом форм УСД) (применяется в общегосударственной или отраслевой УСД) — это сборник эталонных УФД, содержащих информацию, необходимую для управления в конкретной сфере деятельности. Содержит УФД, включенные в ОКУД по данной системе, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов по функциям управления.

ВАльбом унифицированных форм документов включаются:

классификатор унифицир-ных форм док-ов организации;

унифицированные формы документов;

приложения (список терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и др.)

Унифицированные тексты документов согласовываются с руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой и службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм документов утверждаются руководителями организации.

Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополняются словарями (синонимов, антонимов, толковым и др.).

188.123.231.15 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам.

Смотреть что такое «УФД» в других словарях:

унифицированная форма документа, УФД — 2.24 унифицированная форма документа, УФД: Созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД) — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

унифицированная форма документа — УФД Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие… … Справочник технического переводчика

ПР 50.1.019-2000: Основные положения единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации унифицированных систем документации в Российской Федерации — Терминология ПР 50.1.019 2000: Основные положения единой системы классификации и кодирования технико экономической и социальной информации унифицированных систем документации в Российской Федерации: 2.9 алфавит кода: Система знаков (символов),… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Классификатор — У этого термина существуют и другие значения, см. Классификатор (значения). Классификатор, или (от лат. classis  разряд и facere  делать)  систематизированный перечень наименованных объектов, каждому из которых в соответствие… … Википедия

Автоматизированные библиотечные информационные системы — (АБИС) системы планирования ресурсов предприятий для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек. АБИС возникли на основе естественного расширения возможностей … Википедия

Классификаторы — Классификатор, или классификационная схема (от лат. classis разряд и facere делать) систематизированный перечень наименований объектов, каждому из которых в соответствие дан уникальный код. Классификация объектов производится согласно правилам… … Википедия

Классификационная схема — Классификатор, или классификационная схема (от лат. classis разряд и facere делать) систематизированный перечень наименований объектов, каждому из которых в соответствие дан уникальный код. Классификация объектов производится согласно правилам… … Википедия

Рубрикатор — Классификатор, или классификационная схема (от лат. classis разряд и facere делать) систематизированный перечень наименований объектов, каждому из которых в соответствие дан уникальный код. Классификация объектов производится согласно правилам… … Википедия

Рубрикаторы — Классификатор, или классификационная схема (от лат. classis разряд и facere делать) систематизированный перечень наименований объектов, каждому из которых в соответствие дан уникальный код. Классификация объектов производится согласно правилам… … Википедия

Порядок разработки унифицированных форм документов

Унифицированные формы документов (УФД) как результат унификации и последующего нормативного закрепления

Технология внесения изменений в УФД, входящие в УСД

Список используемой литературы

В современных условиях мирового социально-экономического развития, при переходе от индустриального к информационному (постиндустриальному) обществу, наблюдается стремительное развитие информационных технологий. Особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления. Информационное обеспечение управления (ИОУ) — это сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Информационное обеспечение управления, прежде всего, система в которой взаимодействуют, с одной стороны, человек — пользователь системы, с другой — совокупность информационных потоков по сбору, переработке и передаче информации об объекте с помощью информационных технологий, а с третьей стороны — это суммарность методов и средств по размещению и организации информации.

Последняя включает в себя классификацию и кодирование, унифицированные системы документации, рационализации документооборота и форм документов.

Больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы моего исследования: «Унификация и стандартизация документов».

Объект — управленческие документы

Предмет — особенности унификации и стандартизации управленческих документов.

Цель — охарактеризовать особенности унификации и стандартизации управленческих документов.

Унифицированные формы документов (УФД) как результат унификации и последующего нормативного закрепления

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация документов — установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Исходя из этого, следует что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников. Унификация оправдана прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного документа требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. По данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный. Так что унификация оправдана и с психологической точки зрения. А также с правовой точки зрения — форма текста приобретает «узаконенный» вид. Унификация оправдана и с технической точки зрения: упрощает и удешевляет применение ЭВМ и компьютеров. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации —министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, Министерство Финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство Здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный Комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории:

организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее — организаций).

Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).

Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.

Технология внесения изменений в УФД, входящие в УСД

унифицированная форма документ

Категории классификаторов и унифицированных форм документов

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на следующие категории:

отраслевые (ведомственные) классификаторы

классификаторы организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее — классификаторы организаций).

Общероссийские классификаторы разрабатываются в целях обеспечения:

сопоставимости данных в различных сферах и на различных уровнях экономической деятельности (межотраслевое применение);

совместимости и взаимодействия государственных информационных систем и ресурсов;

гармонизации с международными и региональными классификациями;

информационной связи с действующими общероссийскими классификаторами;

использования их в общероссийских унифицированных формах документов.

Отраслевые (ведомственные) классификаторы разрабатываются в целях включения в них информации, содержащейся в унифицированных отраслевых (ведомственных) формах документов, отсутствующей в общероссийских классификаторах или представляющей собой выборки из общероссийских классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и (или) признаками классификации.

Классификаторы организаций разрабатываются в целях включения в них информации, содержащейся в унифицированных формах документов организаций, отсутствующей в общероссийских и (или) отраслевых (ведомственных) классификаторах либо представляющей собой выборки из общероссийских и (или) отраслевых (ведомственных) классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и (или) признаками классификации.

Для проведения сопоставимости объектов классификации или их группировок из различных классификаторов могут создаваться и использоваться переходные ключи, которые следует рассматривать в качестве справочно-поискового аппарата.

Переходные ключи могут разрабатываться между классификаторами, в которых по разным признакам классифицируются одни и те же объекты классификации; между классификаторами, имеющими взаимосвязанные объекты классификации и т.п.

Унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории:

организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее — организаций).

Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).

Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.

Стадии разработки и ведения общероссийских классификаторов и унифицированных форм документов

Для общероссийского классификатора установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия — организация разработки общероссийского классификатора;

2-я стадия — разработка первой редакции проекта общероссийского классификатора и ее рассылка в заинтересованные организации;

3-я стадия — разработка окончательной редакции проекта общероссийского классификатора, ее обязательное согласование и представление для принятия;

4-стадия — принятие и государственная регистрация общероссийского классификатора;

5-я стадия — официальное издание общероссийского классификатора;

6-я стадия — ведение общероссийского классификатора.

Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия — организация разработки общероссийской унифицированной формы документов;

2-я стадия — разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

3-я стадия — разработка окончательной редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия — утверждение и регистрация общероссийской унифицированной формы документов;

5-я стадия — тиражирование бланков форм документов;

6-я стадия — ведение общероссийской унифицированной формы документов.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, издания, ведения и применения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, тиражирования, ведения и применения отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Регистрация классификаторов и унифицированных форм документов

Принятые Госстандартом России общероссийские классификаторы подлежат государственной регистрации, осуществляемой ВНИИКИ Госстандарта России.

При государственной регистрации каждому общероссийскому классификатору присваивается обозначение, состоящее из обозначения его категории — «ОК», отделенного пробелом трехзначного регистрационного номера и отделенного тире года принятия общероссийского классификатора, записываемого четырьмя цифрами.

Для общероссийского классификатора, построенного на основе полного аутентичного текста международного, регионального или межгосударственного классификатора или стандарта, а также гармонизированного с ними, указываются в скобках обозначения этих классификаторов или стандартов после обозначения категории общероссийского классификатора «ОК».

Для общероссийского классификатора, построенного с учетом требований, отражающих потребности российской экономики, на основе международного, регионального или межгосударственного классификатора или стандарта их обозначения указываются в скобках после обозначения общероссийского классификатора.

При регистрации общероссийских классификаторов на каждый из них заводится дело общероссийского классификатора.

Порядок регистрации и обозначения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Общероссийские унифицированные формы документов, утвержденные в установленном порядке, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем их включения в Общероссийский классификатор управленческой документации.

Порядок регистрации отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства или организации.

Ведение классификаторов и унифицированных форм документов

Основными задачами ведения общероссийских классификаторов являются:

научно-методическое и организационное обеспечение работ по ведению общероссийских классификаторов;

поддержание общероссийских классификаторов в достоверном состоянии;

информационное обслуживание заинтересованных юридических и физических лиц в части общероссийских классификаторов и вносимых в них изменений.

Ведение общероссийских классификаторов, их классов и (или) группировок, обеспечивают учреждения, ответственные за ведение этих классификаторов, их классов и (или) группировок, или определенные ими головные организации из числа организаций, как правило, находящихся в их ведении.

Поддержание общероссийских классификаторов в достоверном состоянии включает разработку, согласование, проведение экспертизы и утверждение изменений, вносимых в общероссийские классификаторы, их официальное издание, а также автоматизированное внесение изменений в машинные массивы общероссийских классификаторов.

Информационное обслуживание заинтересованных юридических и физических лиц в части общероссийских классификаторов и вносимых в них изменений обеспечивают Госстандарт России, Госкомстат России и другие учреждения, ответственные за ведение общероссийских классификаторов.

Порядок ведения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций определяют соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Ведение общероссийских унифицированных систем документации включает внесение изменений во входящие в них общероссийские унифицированные формы документов, их замену и включение новых унифицированных форм документов, а также внесение изменений в ОКУД.

Ведение общероссийских унифицированных систем документации обеспечивают федеральные органы исполнительной власти и организации, ответственные за разработку этих систем документации.

Ведение отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций обеспечивают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти и организации.

Официальная информация о принятии, отмене, замене общероссийских классификаторов, внесенных в них изменениях, а также тексты этих изменений публикуются Госстандартом России в ежемесячно выпускаемом информационном указателе «Государственные стандарты».

Перечень действующих на территории Российской Федерации общероссийских классификаторов публикуется Госстандартом России в ежегодно выпускаемом информационном указателе «Государственные стандарты».

Основные задачи, функции и принципы построения автоматизированного банка общероссийских классификаторов

Автоматизированное ведение общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России осуществляется в рамках автоматизированного банка общероссийских классификаторов (АБК), предусматривающего возможность получения хозяйствующими субъектами актуальной информации по общероссийским классификаторам и изменениям к ним.

Основными задачами АБК являются:

организация распределенной базы общероссийских классификаторов и поддержание ее в актуальном состоянии;

создание условий для обозначения сопоставимости данных при межотраслевом и межрегиональном обмене информацией при внедрении общероссийских классификаторов;

оперативное предоставление актуальной и достоверной информации по общероссийским классификаторам пользователям и в системы обработки данных, функционирующие на различных уровнях, в том числе в Единый Государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО), целевые реестры (регистры) федеральных органов исполнительной власти;

формирование единого информационного фонда нормативно-справочной информации в целях электронной обработки статистических данных с использованием классификаторов;

рациональное распределение потоков информации (изменений к общероссийским классификаторам, запросов, ответов на запросы) на федеральном и региональном уровнях и уровне местного самоуправления;

обеспечение эффективного информационного взаимодействия АБК с различными информационными системами федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

решение с использованием общероссийских классификаторов задач аналитического характера, включая получение сводно-группировочных таблиц статистических данных, и обеспечение информационно-справочного обслуживания пользователей в регламентном и диалоговом режимах.

АБК выполняет следующие функции:

хранение, актуализацию и многократное использование базы общероссийских классификаторов;

поиск и выдачу на видеотерминальные и печатающие устройства необходимых данных из базы общероссийских классификаторов в требуемой для пользователя форме;

реализацию работы в пакетном и диалоговом режимах;

формирование и запись на машинные носители данных об изменениях общероссийских классификаторов для актуализации нормативно-справочной информации, регистров и других баз данных;

оказание различных информационных услуг по запросам хозяйствующих субъектов;

обеспечение сохранности, целостности, контроля и защиты баз данных общероссийских классификаторов от несанкционированного доступа.

АБК построен на принципах распределенного банка данных, включающего АБК на федеральном и региональном уровнях и обеспечивающего распределение потоков информации и увязку территориальных банков в единую систему. АБК на федеральном уровне реализуется в Главном межрегиональном центре обработки и распространения статистической информации (ГМЦ) Госкомстата России, на региональном уровне — в территориальных органах Госкомстата России.

АБК на федеральном уровне, как и каждый территориальный банк в отдельности, представляет собой информационно-справочную систему, предназначенную для хранения и обеспечения актуальности информации по общероссийским классификаторам и изменениям к ним и предоставления этой информации хозяйствующим субъектам.

Информация по общероссийским классификаторам и изменениям к ним в АБК представляется ВНИИКИ Госстандарта России на бумажном и машинном носителях на основе принятых Госстандартом России общероссийских классификаторах и утвержденных ВНИИКИ Госстандарта России изменениях к ним. Информация по общероссийским классификаторам и изменениям к ним представляется во ВНИИКИ Госстандарта России (кроме общероссийских классификаторов, закрепленных за Госстандартом России) на бумажном, и машинном носителях учреждениями, ответственными за разработку и за ведение общероссийских классификаторов. ГМЦ Госкомстата России представляет во ВНИИКИ Госстандарта России общероссийские классификаторы и изменения к ним только на бумажном носителе.

Введение в действие общероссийских классификаторов и унифицированных форм документов

На этапе принятия Госстандартом России общероссийского классификатора устанавливается дата введения его в действие, исходя из необходимости сбора тиража, издания общероссийского классификатора и подготовки хозяйствующих субъектов к применению общероссийского классификатора.

При утверждении общероссийских унифицированных форм документов федеральными органами исполнительной власти и организациями, ответственными за их разработку, устанавливается дата введения их в действие с учетом необходимости регистрации и тиражирования форм документов, подготовки хозяйствующих субъектов к внедрению общероссийских унифицированных форм документов.

Основные положения по применению общероссийских классификаторов

Общероссийские классификаторы подлежат применению в различных видах экономической деятельности, включая статистику, финансовую деятельность, налоговую и лицензионную деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, образование, стандартизацию, сертификацию, производство продукции и оказание услуг, таможенное дело, транспорт, торговлю, внешнеэкономическую, правоохранительную деятельности, для обеспечения информационной совместимости федеральных, региональных и муниципальных информационных систем и ресурсов за счет стандартизации представления объектов технико-экономической и социальной информации в указанных видах экономической деятельности.

Использование общероссийских классификаторов при разработке правовых актов, а также при создании информационных систем и ресурсов осуществляется путем:

прямого применения общероссийских классификаторов (выборок позиций из общероссийских классификаторов) без изменения принятых кодов и наименований позиций;

включения в общероссийские классификаторы (выборки позиций из общероссийских классификаторов) дополнительных объектов классификации и классификационных признаков, не нарушающих коды и наименования позиций общероссийских классификаторов и предусмотренных в них резервных позиций.

Присвоение кодов по общероссийским классификаторам хозяйствующим субъектам осуществляют органы государственной статистики при их учете и идентификации в составе Единого государственного регистра предприятий и организаций.

В других случаях присвоение кодов объектам классификации по общероссийским классификаторам хозяйствующие субъекты осуществляют самостоятельно путем их отнесения к соответствующему коду и наименованию позиции общероссийского классификатора и несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за неправильное их присвоение и применение.

При межотраслевом обмене информацией, создании информационных систем и ресурсов не допускается применение отраслевых (ведомственных) классификаторов технико-экономической и социальной информации и классификаторов организаций для объектов классификации, установленных в общероссийских классификаторах, а также резервных кодов общероссийских классификаторов.

Международное сотрудничество в области Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации

Международное сотрудничество по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации и унификации документации осуществляется по линии международных организаций, занимающихся указанными вопросами, а также на двухсторонней и многосторонней основах с соответствующими организациями других стран.

Международное сотрудничество в области ЕСКК и УСД осуществляется в таких международных организациях, как ООН, ИСО, МОТ, ЮНЕСКО, ЕЭК, Евростат и других.

В рамках ИСО оно осуществляется техническим комитетом по стандартизации ТК 257 «Документы и информация в управлении, торговле, промышленности и банковском деле» во взаимосвязи с техническими комитетами ИСО/ТК 154 «Документы и информационные элементы в управлении, торговле и промышленности» и ИСО/ТК 68 «Банковское дело и соответствующие финансовые службы».

Международное сотрудничество по линии международных организаций заключается в участии в разработке международных классификаций и стандартов, подготовке замечаний и предложений по проектам международных классификаций и стандартов.

Выработку согласованных решений, координацию работ и определение основных направлений деятельности на межправительственном уровне осуществляет Межгосударственный Совет по стандартизации, метрологии и сертификации.

Использование международных и региональных классификаций осуществляется на основе гармонизации с ними разрабатываемых общероссийских классификаторов путем:

прямого применения международных и региональных классификаций без изменения принятых в них кодов и наименований;

включения в них дополнений, отражающих специфику российской экономики, не нарушающих коды и наименования позиций международных и региональных классификаций и предусмотренных в них резервных позиций, если иное не предусмотрено в международной и региональной классификации.

Двухстороннее или многостороннее сотрудничество по вопросам классификации, кодирования и унификации документации включает работы по гармонизации национальных классификаторов стран-партнеров и систем их ведения, совместную разработку классификаторов, нормативных документов, проведение взаимных консультаций, обмен опытом и информацией.

В заключение работы следует вывод. Унификация и стандартизация являются основными направлениями в совершенствовании документов. Данные операции позволяют повышать производительность труда за счет сокращения объема времени и средств, затраченных на документацию. По этой причине знание основ унификации и стандартизации необходимо каждому человеку, работающему с большим объемом документов.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники и осуществлении межотраслевого документооборота и обеспечения совместимости информационных систем и ресурсов.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 1.5-03. государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению. 2003.

2. ГОСТ Р 6.30-03 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения с 1 апреля 2003 года.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М. ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4.Блохин Ю.И. Классификация и кодирование технико-экономической информации. М. Экономика, 2005.

5.Кокорев В.И. Унификация документов управления. М. Экономика, 1979. — 184 с.

6.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 — 2003. М. 2003. — 19 с.

7.Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. М. Экономика, 1982. — 168 с.

8.Основные положения единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации ПР 50.1.019-2000

Размещено на Allbest.ru

В современных условиях мирового социально-экономического развития, при переходе от индустриального к информационному (постиндустриальному) обществу, наблюдается стремительное развитие информационных технологий. Особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления. Информационное обеспечение управления (ИОУ) — это сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Информационное обеспечение управления, прежде всего, система в которой взаимодействуют, с одной стороны, человек — пользователь системы, с другой — совокупность информационных потоков по сбору, переработке и передаче информации об объекте с помощью информационных технологий, а с третьей стороны — это суммарность методов и средств по размещению и организации информации.

Последняя включает в себя классификацию и кодирование, унифицированные системы документации, рационализации документооборота и форм документов.

Больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы моего исследования: «Унификация и стандартизация документов».

Объект — управленческие документы

Предмет — особенности унификации и стандартизации управленческих документов.

Цель — охарактеризовать особенности унификации и стандартизации управленческих документов.

Унифицированные формы документов (УФД) как результат унификации и последующего нормативного закрепления

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация документов — установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Исходя из этого, следует что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников. Унификация оправдана прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного документа требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. По данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный. Так что унификация оправдана и с психологической точки зрения. А также с правовой точки зрения — форма текста приобретает «узаконенный» вид. Унификация оправдана и с технической точки зрения: упрощает и удешевляет применение ЭВМ и компьютеров. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации —министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, Министерство Финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство Здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный Комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории:

организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее — организаций).

Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).

Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.

Технология внесения изменений в УФД, входящие в УСД

унифицированная форма документ

Категории классификаторов и унифицированных форм документов

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на следующие категории:

отраслевые (ведомственные) классификаторы

классификаторы организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее — классификаторы организаций).

Общероссийские классификаторы разрабатываются в целях обеспечения:

сопоставимости данных в различных сферах и на различных уровнях экономической деятельности (межотраслевое применение);

совместимости и взаимодействия государственных информационных систем и ресурсов;

гармонизации с международными и региональными классификациями;

информационной связи с действующими общероссийскими классификаторами;

использования их в общероссийских унифицированных формах документов.

Отраслевые (ведомственные) классификаторы разрабатываются в целях включения в них информации, содержащейся в унифицированных отраслевых (ведомственных) формах документов, отсутствующей в общероссийских классификаторах или представляющей собой выборки из общероссийских классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и (или) признаками классификации.

Классификаторы организаций разрабатываются в целях включения в них информации, содержащейся в унифицированных формах документов организаций, отсутствующей в общероссийских и (или) отраслевых (ведомственных) классификаторах либо представляющей собой выборки из общероссийских и (или) отраслевых (ведомственных) классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и (или) признаками классификации.

Для проведения сопоставимости объектов классификации или их группировок из различных классификаторов могут создаваться и использоваться переходные ключи, которые следует рассматривать в качестве справочно-поискового аппарата.

Переходные ключи могут разрабатываться между классификаторами, в которых по разным признакам классифицируются одни и те же объекты классификации; между классификаторами, имеющими взаимосвязанные объекты классификации и т.п.

Унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории:

организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее — организаций).

Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).

Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.

Стадии разработки и ведения общероссийских классификаторов и унифицированных форм документов

Для общероссийского классификатора установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия — организация разработки общероссийского классификатора;

2-я стадия — разработка первой редакции проекта общероссийского классификатора и ее рассылка в заинтересованные организации;

3-я стадия — разработка окончательной редакции проекта общероссийского классификатора, ее обязательное согласование и представление для принятия;

4-стадия — принятие и государственная регистрация общероссийского классификатора;

5-я стадия — официальное издание общероссийского классификатора;

6-я стадия — ведение общероссийского классификатора.

Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия — организация разработки общероссийской унифицированной формы документов;

2-я стадия — разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

3-я стадия — разработка окончательной редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия — утверждение и регистрация общероссийской унифицированной формы документов;

5-я стадия — тиражирование бланков форм документов;

6-я стадия — ведение общероссийской унифицированной формы документов.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, издания, ведения и применения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, тиражирования, ведения и применения отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки усд

Унифицированная форма документа (УФД) — это созданная с использованием методов унификации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

государственные (общероссийские) унифицированные формы;

отраслевые (ведомственные) унифицированные формы;

унифицированные формы документов субъектов Российской Федерации;

унифицированные формы документов объединений, предприятий организаций (4).

Государственная (общероссийская) унифицированная форма документации — созданная с использованием методов унификации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

В результате работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3 500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299.

Каждый документ получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само право документа на существование и соответствие образцу-эталону, утвержденному для обязательного применения.

Коды форм по ОКУД проставляются в качестве реквизитов во внутренних и внешних документах. Точного единого места этого реквизита для всех форм документов не предусмотрено. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа — это унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения.

Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной системы отраслей (например, судебная, нотариальная и т.д.) или для всех организаций, занимающихся деятельностью, за которую ответственно конкретное ведомство (например, документация страховая, медицинская и пр.).

Законодательством не установлены единые формы введения в практику отраслевой документации. Это могут быть отраслевые стандарты, инструкции, распорядительные документы, вводящие или отменяющие отдельные формы документов. Органами стандартизации в рекомендательной форме предписывается разработка по аналогии с ОКУД классификаторов отраслевых форм документов.

Унифицированные формы документов организаций — это унифицированные формы локальных документов, предназначенных для внутреннего использования:

номенклатура дел предприятия, которая используется как классификатор документов предприятия;

Табель форм документов (список унифицированных форм документов предприятия с указанием этапов их подготовки) и Альбом форм (образцов) документов предприятия;

инструкция по делопроизводству, исполняющая роль внутреннего стандарта предприятия в области работы с документами и регламента, обязательного для исполнения работниками предприятия.

Один отдельно взятый документ — это акт документирования факта или действия. Однако любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению и используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации .

Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, созданных по единым правилам и требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) УСД, УСД организаций (5).

Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той отрасли деятельности, документы которой унифицируются. Так, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Росархив — за систему организационно-распорядительной документации.

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с ОКУД функционируют следующие общероссийские унифицированные системы:

организационно-распорядительной документации (УСОРД);

плановой документации (УСПД);

первичной учетной документации (УСПУД);

банковской документации (УСБД);

финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФБД);

документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ).

отчетно-статистической документации; (УСОСД);

учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);

документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФ);

внешнеторговой документации (УСВД).

Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления административно занимаются ответственные за данную функцию ведомства и (или) другие организации, которые официально определены головными в конкретных отраслях деятельности.

К унифицированным системам документации, обслуживающим конкретную сферу деятельности, относятся:

документация по ценообразованию (УСДЦ),

документация по торговле (УСДТ),

документация по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН),

документация по планированию и управлению работой транспортного узла связи (УСДОУТУ);

документация по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);

документация по изобретениям и открытиям (УСДИО);

расчетно-денежной документация (УСРДД).

Все УСД включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, комплекты документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Основными принципами разработки унифицированных систем документации являются:

единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления;

регламентация содержания документов, входящих в каждую систему;

исключение из документов дублируемых данных, а также сокращения количества традиционно включаемых в документы данных, но не используемых при решении конкретных задач;

единство применяемой терминологии и условных обозначений;

определение совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создание единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную разработку, но пригодных и к восприятию человеком;

установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных при наличии специфических особенностей (6).

Ответственность за применение форм документов должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти. Однако в настоящее время механизм этого контроля далек от совершенства.

15.3. Стандартизация как форма юридического закрепления результатов унификации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы — стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его деятельности (государства, отрасли, отдельной организации). Стандартизация это форма юридического закрепления результатов унификации документов.

Под стандартизацией понимается процесс установления и применения стандарта, т.е. образца, эталона, модели, которые являются исходными для сопоставления с ними других подобных объектов (7).

Результаты работы по стандартизации оформляются в виде государственных стандартов.Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, единообразие в оформлении документов и утверждается компетентным органом.

Государственные стандарты разрабатываются:

на отдельные документы;

на группы родственных документов;

на отдельные информационные элементы.

Первые госстандарты на документы у нас в стране появились в 1929 – 1931 гг. и касались формы документов и размещения реквизитов. Обязательность применения этих стандартов подчеркивалась фразой: «Стандарт – железный пролетарский закон».

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В 1970-е годы указывалось: «Несоблюдение стандарта преследуется по закону». Хотя такого закона не существовало, однако соблюдение стандартных требований было обязательным.

В настоящее время применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта России от 3 мая 2003 г. №65-ст и введенный в действие с 1 июля 2003 г. (8).

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, телеграммы, справки и др.), в которых фиксируется управленческая деятельность организации.

состав реквизитов документов;

требования к оформлению реквизитов документов;

требования к бланкам документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (9).

Стандарт содержит только основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов, поскольку ограниченный объем и установленный порядок изложения государственных стандартов не позволяет подробно осветить в нем специфику оформлению конкретных видов документов.

В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании» ГОСТ Р 6.0-2003 носит рекомендательный характер.

Под рекомендательным характером стандарта следует понимать возможность его добровольного использования, что соответствует мировой практике. Добровольность, однако, не должна пониматься как полная необязательность. Добровольный стандарт становится регламентирующим, если на него дается ссылка в правительственных, отраслевых или корпоративных сводах законов или регламентах.

Одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.д.

Это может быть инструкция по делопроизводству, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае.

Способствует применению стандартных требований тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование документов в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть.

ГОСТ Р 6.30-2003 не делает исключений для каких-либо структур в зависимости от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

Возможно внедрение стандартных требований оформления ОРД на всей территории субъекта РФ. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта РФ, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры. Возможны и иные направления, в частности, повсеместное обучение, реклама, контроль за исполнением и др.

К другим ныне действующим государственным стандартам относятся:

ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы»;

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца»;

ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Формы, размеры и технические требования» (с измен. от 25.12.2002 №505-СТ).




Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *