Унифицированная система документации это

Унифицированная система документации

В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше 35000 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа, однако точного единого места для всех форм не определено: так как в письме код формы традиционно указывается после адресных данных над индексом.

Унифицированные системы управленческой документации раз­работаны на основе:

Ø единообразия построения форм документов; регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключе­ния из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении кон­кретных задач, в целях однократности ввода информации в про­цессе решения управленческой задачи;

Ø единства применяемой терминологии и условных обозначений в целях сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе уни­фикации алгоритмов формирования показателей и документов;

Ø определения совокупности реквизитов и показателей для каж­дого вида документов и создания единых моделей построения со­вокупности их видов, пригодных как к машинной обработке, так и для восприятия их человеком;

Ø установления единых правил составления и оформления рекви­зитов документов, общих для всех систем документации и конкре­тизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.). УСД необходимы для сокращения объемов документов и снижения затрат на составление и обработку документов

ü унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

ü унифицированная система первичной учётной документации (УСПУД);

ü унифицированная система банковской документации (УСБД);

ü унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФУОБД);

ü унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);

ü унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);

ü унифицированная система документации по труду (УСДТ);

ü унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ[17] (УСДПФ РФ)

ü унифицированная система внешнеторговой документации (УСВД)

Унифицированная система документации (УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [18]. Разработка унифицированных систем документации связана с автоматизацией процессов управления, процедур создания, оформления, передачи документов. В состав унифицированной системы документации входят один-два государственного стандарта, на основе которых разрабатываются унифицированные формы документов, а также инструктивные и методические материалы по их внедрению и применению.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

Ø общероссийские унифицированные формы;

Ø отраслевые унифицированные формы;

Ø унифицированные формы документов предприятия.

В настоящее время в России в соответствии с Постановлением Госстандарта № 299 от 30.12.93 разработаны следующие унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов:

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт . Разработчиками УСД являются соответству­ющие министерства(ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ — за организационно-распорядительные документы. Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифици­рованные формы документов, входящих в унифицированную систему документации (УСД).

Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации[19].

Реквизит документа это обязательный элемент оформления офи­циального документа[20], например подпись, печать, текст и т.д.

Набор реквизитов официального письменного документа, располо­женных в определенной последовательности, называется формуляром документа [21].

Все унифицированные системы включают в себя комплексы образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Почти все унифицированные формы документов приспособленык двум вариантам использования в качестве образцов:

· для создания компьютерных шаблонов;

· создания бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполнения.

Применение документов, вошедших в УСД . в принципе, обязательно, ответственность за это должны нести как руководители министерств и ведомств . так и руководители объединений, организаций и предприятий . Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.

На каждую унифицированную систему разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности: Министерство финансов РФ – за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно-распорядительную документацию.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящие в УСД. Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

1. Каковы основные цели унификации документов?

2. Что учитывается при проведении унификации документов?

3. Что понимается под системой документации?

4. Какие бывают системы документации?

5. В чем особенность УСОРД?

6. Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей стране?

7. Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации?

8. Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандарти­зации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований?

9. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?

10. Что понимается под реквизитом документа?

12. Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

13. Что устанавливает основной стандарт на УСОРД?

14. Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30-2003?

5.189.137.82 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам.

1.5. Унифицированные системы документации

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов — это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа является как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

В настоящее время на территории России действуют следующие УСД:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система банковской документации;

3) унифицированная система учетной и отчетной документации;

4) унифицированная система отчетно-статистической документации;

5) унифицированная система документации по труду;

6) унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

7) унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

2.3.1. Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под докумен­том понимается определенная совокупность сведений, исполь­зуемая при решении экономических задач, расположенная на ма­териальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономическо­го языка, имеющий единство формы, содержания и материаль­ного носителя и обладающий следующими свойствами:

· полифункциональности, поскольку документ может предназ­начаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в эконо­мической системе, для обработки, хранения этой информа­ции и для передачи ее на расстояние;

· наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверж­дается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управле­ния экономическим объектом. Отличительной особенностью си­стемы экономической документации является большое разнооб­разие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

· по степени официальности (документы утвержденной и неут­вержденной формы);

· по отражаемой стадии воспроизводства (производство, тор­говля и т.д.);

· по уровню управления (государственный уровень, уровень ми­нистерства, уровень объединений, предприятий и организа­ций);

· по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нор­мирования, оперативного управления и др.);

· по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

· по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе);

· по отношению к задаче (первичные, промежуточ­ные и результатные документы);

· по способу заполнения (ручного заполнения; полу­автоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автомати­ческого получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

· по способу чтения и обработки (визуального чте­ния и ручной обработки, машинно-ориентированные, машиночитаемые);

· по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

· по срочности (срочные, несрочные).

Существующие системы документации, характерные для не­автоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков до­кументов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов.

Обработка докумен­тов в таких системах занимает более 40 % времени работников управления. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

· проведение унификации и стандартизации документов;

· введение безбумажной технологии, основанной на использо­вании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Рассмотрим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполняется путем введения единых форм докумен­тов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации. Таким образом вводится единообразие в наимено­вания показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) это рацио­нально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления неко­торым экономическим объектом. По уровням управления, для ко­торых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях стра­ны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкрет­ной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обя­зательные для использования в рамках предприятий или органи­заций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

· стандарты и технические условия;

· проектно-конструкторская и технологическая документация;

· проектная документация по капитальному строительству;

· первичная учетная документация;

· финансовая первичная и отчетная документация;

· бухгалтерская документация бюджетных организаций и объе­динений;

· документация по материально-техническому снабжению;

· документация по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требова­ниям:

· документы, входящие в состав УСД, должны разрабатывать­ся с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

· УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

· УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи ин­формации;

· УСД должна обеспечивать информационную совместимость ЭИС различных уровней;

· все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локаль­ных классификаторов.

Свежие записи

Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материального носителя и обладающий следующими свойствами:

· полифункциональности, поскольку документ может предназначаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в экономической системе, для обработки, хранения этой информации и для передачи ее на расстояние;

· наличия юридической силы. обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

· по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

· по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);

· по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций);

· по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.);

· по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

· по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе);

· по отношению к задаче (первичные документы, промежуточ­ные и результатные документы);

· по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью компьютера);

· по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машинно-ориентированные документы, машиночитаемые документы);

· по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

· по срочности (срочные, несрочные).

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает более 40 % времени работников управления. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

· проведение унификации и стандартизации документов;

· введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Рассмотрим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются УСД. они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

· стандарты и технические условия;

· проектно-конструкторская и технологическая документация;

· проектная документация по капитальному строительству;

· первичная учетная документация;

· финансовая первичная и отчетная документация;

· бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений;

· документация по материально-техническому снабжению;

· документация по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

· документы, входящие в состав УСД. должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС ;

· УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

· УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

· УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

· все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД. и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

Унифицированная система документации это
Главная | О нас | Обратная связь

Унификация документов и унифицированные системы документации

Унификация (от лат. unio — единство и facere — делать) в широком смысле слова оз-начает «приведение к единообразию, к единой норме, единой форме». Цель унификации — оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комп-лекс или систему.

Применительно к документам это означает следующее. Управленческие функции в каждой организации однотипны. Вполне очевидно, что и документы, создаваемые при вы-полнении типовых функций управления, должны быть приведены к оптимальному едино-образию по составу, видам, формам, т.е. унифицированы. Таким образом, унификация документовэто сокращение многообразия разновидностей документов посредством приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обра-ботке, учету, хранению.

Однако любой документ функционирует совместно с другими документами. Сово-купность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человечес-кой деятельности, называется системой документации .

Система документациисовокупность документов, взаимосвязанных по приз-накам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Поэтому унификации подлежат не только формы документов, но и системы доку-ментации в целом. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

Унифицированная система документации (УСД)это комплекс взаимоувязан-ных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности .

Унификация документов и систем документации позволяет совершенствовать форму и содержание документов, устранять дублирование информации, сокращать количество видов и разновидностей документов, снижать трудозатраты на обработку документов, добиваться совместимости информационных показателей в документах различных систем (например, в плановых и отчетных).

Унифицированные системы документации, применяемые в сфере управления, включены в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирова-ния технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и охватывает унифици-рованные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифици-рованных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

· регистрации форм документов;

· упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

· сокращения количества применяемых форм;

· исключения из обращения неунифицированных форм документов;

· обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

· контроля за составом форм документов и исключения дублирования инфор-мации, применяемой в сфере управления;

· рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСОРД)

• Документация по созданию организации, предприятия.

• Документация по реорганизации организации, предприятия.

• Документация по ликвидации организации, предприятия.

• Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.

• Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.

• Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.

• Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

• Документация по приему на работу.

• Документация по переводу на другую работу.

• Документация по увольнению с работы.

• Документация по оформлению отпусков.

• Документация по оформлению поощрений.

• Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

• Платежная документация по безналичным расчетам через банки.

• Документация по кредитным операциям банков.

• Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов.

• Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами.

• Выходная документация банков.

• Документация по депозитарным операциям банков.

• Платежная документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанков-ские формы документов.

• Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутри-банковские формы документов.

• Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) — внутрибанковские формы документов.

• Выходная документация банков — внутрибанковские формы документов.

• Документация по денежному обращению — внутрибанковские формы доку-ментов.

• Документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов.

• Бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

• Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

• Учетная бухгалтерская документация.

• Документация по статистике национальных счетов и экономических балан-сов.

• Документация по статистике научно-технического потенциала и инноваци-онного прогресса.

• Документация по статистике труда.

• Документация по статистике материальных ресурсов.

• Документация по статистике финансов.

• Документация по социальной статистике.

• Документация по статистике промышленности.

• Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяй-ственной продукции.

• Документация по статистике капитального строительства.

• Документация по статистике внешнеэкономических связей.

• Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструк-туры.

• Документация по статистике транспорта и связи.

• Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

• Отчетная бухгалтерская документация.

• Регистры бухгалтерского учета.

• Первичная учетная документация.

ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ

• Документация по состоянию рынка труда.

• Документация по трудовым отношениям.

• Документация по повышению квалификации работников органов по труду.

• Документация по охране труда.

• Документация по минимальным потребительским бюджетам.

• Документация по обращениям в органы по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

• Документация по учету и распределению средств.

• Документация по планово-экономической деятельности.

• Документация по контрольно-проверочной деятельности.

• Расчетная внешнеторговая документация.

• Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара.

• Транспортная внешнеторговая документация.

Каждая унифицированная система документации (УСД) имеет свою специфику, поэтому работа с документами отдельной УСД регламентируется соответствующими нормативными документами: государственными стандартами, инструкциями и т.п.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифициро-ванная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).Харак-терной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях. УСОРД фикси-рует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от орга-низационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с УСОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *