Документационное обеспечение управления это

Документационное обеспечение управления это:

Смотреть что такое «Документационное обеспечение управления» в других словарях:

Документационное обеспечение управления — комплекс документов и методов (способов, процессов) работы с ними, осуществляемых органом, организацией, учреждением в ходе выполнения своих задач и функций. Документационное обеспечение управления включает также комплекс работ с готовыми… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

документационное обеспечение управления — Деятельность, обеспечивающая документирование управленческих решений и организацию работы с официальными документами. [ОАО РАО «ЕЭС России» СТО 17330282.27.010.001 2008] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика EN documentary… … Справочник технического переводчика

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ) — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Обеспечение управления документационное — Документационное обеспечение управления комплекс документов и методов (способов, процессов) работы с ними, осуществляемых органом, организацией, учреждением в ходе выполнения своих задач и функций. Источник: ПРИКАЗ Ростехнадзора от 23.10.2006 N … Официальная терминология

Государственный университет управления — (ГУУ) Международное название State University of Management Девиз … Википедия

Санкт-Петербургский университет управления и экономики — У этого термина существуют и другие значения, см. Академия управления. Санкт Петербургский университет управления и экономики (СПбУУЭ) … Википедия

Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции — Санкт–Петербургский технический колледж управления и коммерции  (СПбТКУиК) Год основания 1944 Дире … Википедия

Государственный Университет Управления — (ГУУ) Международное название State University of Management Девиз Ars gerendi Ars vincendi … Википедия

Университет управления — Государственный университет управления (ГУУ) Международное название State University of Management Девиз Ars gerendi Ars vincendi … Википедия

  • Документационное обеспечение управления. Гладий, Елена Валентиновна. В предлагаемом учебном пособии рассмотрены вопросы подготовки и оформления организационно-распорядительной, информационно-справочной документации, писем, а также вопросы организации… Подробнее Купить за 673 руб
  • Документационное обеспечение управления. Глотова С.А. Конькова А.Ю. Кукарина Ю.М. Скрипко Е.А. Учебник Документационное обеспечение управления посвящен основным вопросам документационного обеспечения управления… Подробнее Купить за 599 руб
  • Документационное обеспечение управления. Л. Г. Белка. Цель данного пособия — оптимизировать учебно-познавательную деятельность по усвоению материала в процессе занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления». Пособие содержит… Подробнее Купить за 585 руб

Другие книги по запросу «Документационное обеспечение управления» >>

Документационное обеспечение управления

ООО «ФОРЕСТАЙЛ» 27

Список литературы 34

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Этим обуславливается актуальность данной темы.

Целью данной работы является изучить систему документационного обеспечения, разобраться в принципах и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и требованиями к их оформлению.

Задачами работы являются:

Ознакомиться с документационным обеспечением управленческой деятельности.

Овладеть основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Изучить документационное обеспечение ООО «ФОРЕСТАЙЛ».

Документационное обеспечение управления

Понятие документационного обеспечения управления и его роль

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности — своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.
Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов 1 .

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием . Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа 2 .

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.

Основные задачи ДОУ :

Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма) 3.

Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления

Вопросы для изучения:

1. Предмет, содержание и задачи ДОУ.

2. Место и роль документов в управлении на современном этапе.

3. Классификация документов.

Предмет, содержание и задачи ДОУ

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности — своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу .

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

  1. отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
  2. обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Место и роль документов в управлении на современном этапе

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

  • существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
  • Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ — устав, протокол, приказ, справка и др. — имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:

1. Она должна быть своевременной.

2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.

У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе отражены определения “информация” и “документ”.

ИНФОРМАЦИЯ — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ ) — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Рассмотрим свойства и функции документа.

Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.

Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

  • информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
  • организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
  • коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
  • юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
  • воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
  • учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

  • документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
  • документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

Вопросы для изучения:

1. Делопроизводство в Древней Руси.

2. Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв.

3. Коллежское делопроизводство.

4. Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.

5. История управления и делопроизводства в ХХ вв.

Делопроизводство в Древней Руси

На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период (Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.

В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения. В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются.

Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.

Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв

В управленческой сфере практическое документоведение стало оформляться в особую систему одновременно с процессом становления российского централизованного государства в 15-16 столетиях.

Система государственного делопроизводства начинает складываться только в середине 15 века, с развитием Московского княжества в государство. Тогда были созданы первые приказы — центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы — органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказное делопроизводство — работа с документами, проводившаяся в приказах. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов.

Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. В наследство от приказного делопроизводства получили слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м. документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.

Характерная особенность документов этого периода — безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

Именно на этом этапе постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. В середине ХVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717- 1718 гг. Петром 1 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России.

Коллежское делопроизводство — организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, как правило, президентом, вице-президентом, 2-3 советниками.

В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем — частные. На решение государственных дел полагалась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.

При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название “архив”.

ХVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

Министерское делопроизводство ХIХ – начала ХХ вв .

Начало ХIХ в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления. В данный период появилась новая система управления – министерская. основанная на принципе единоначалия.

Первыми министерствами, созданными в 1802 г. были: военно-морских дел, иностранных дел, финансов, народного просвещения и др. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь помощника.

Следует отметить, что само понятие делопроизводства появилось во второй половине ХVIII в. и обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но и весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос, т.е. решение дела.

Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (донесения, ведомости, переписка и др.); чрезвычайные дела (дела по обнаруженным злоупотреблениям); дела, «не терпящие времени» или срочные. Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки, регистрационные журналы), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.

Изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.

На протяжении всего ХIХ и начала ХХ вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу ХIХ в. требовались более гибкие формы делопроизводства. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой.

Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов в учреждениях.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки — телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм- письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце ХIХ-начале ХХ вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы. Во второй половине ХVIII в. появляются первые сборники образцов документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходилось обращаться в государственные учреждения.

История управления и делопроизводства в ХХ вв.

В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового.

Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.

Тем не менее, работы по совершенствованию системы делопроизводства продолжались вестись. При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

Период 20-х годов можно считать наиболее благотворным с точки зрения организации исследований в области управления, НОТ и делопроизводства. В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной организации управленческого труда и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ), который занимался совершенствованием государственного аппарата.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

1. документооборот учреждений и методы его оптимизации;

2. способы регистрации документов;

3. контроль исполнения документов;

4. хранение документов.

Однако низкая общая культура управления работников советских учреждений стала причиной невостребованности многих направлений.

В 30-ые гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства, ликвидируется ИТУ.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры.

Значительное сокращение исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-ые гг. работы в этой сфере прекратились. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации.

Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены.

Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению народного хозяйства и оттеснил на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Лишь к началу 60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и техники управления. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В 1969-1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию.

С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.

В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Основные положения.», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в мировое информационное пространство.

Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации.

Таким образом, в развитии делопроизводства России в 20 веке было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-х гг. период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.

В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления.

1 Теоретические основы документационного обеспечения управления персоналом

1.1. Теоретические аспекты документационного обеспечения процесса управления персоналом

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, принятия решения и подготовки. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы [11].

Тем не менее между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами [21].

По мнению Т.В. Кузнецовой [25, с. 24] ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [20, с. 14].

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [20, с. 15].

Определение документационного обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

2) организация работы с документами (управление документацией предприятия).

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов [34].

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации [20].

Схематически понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на рисунке 1.

Документационное обеспечение управления это

Рисунок 1 — ДОУ и его важнейшие составляющие

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода организация — это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей. Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

Схематично место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией представлено на рисунке 2.

Документационное обеспечение управления это

Рисунок 2 — Место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией

Согласно логике декомпозиции системы управления организацией, представленной на рисунке 2, подсистема документационного обеспечения управления могла бы быть отнесена к обеспечивающим подсистемам.

Однако, по мнению А. Петрова и Г. Мамедзаде, документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом [32].

Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

К свойствам системы документационного обеспечения управления персонала относятся:

наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;

наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;

расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;

наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

руководство теряет целостную картину происходящего;

структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета [13].

Таким образом, система документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

1) Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление.

2) Организация работы с документами — обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

3) Систематизация архивного хранения документов — определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация — совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений [34].

Итак, кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала — одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

прием на работу;

перевод на другую работу;

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений. Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку:

локальных нормативных актов,

документов по управлению персоналом и охране труда,

первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,

учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство — для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, — недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий. При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела [35].

Таким образом, кадровое делопроизводство — это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом [34].

Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [33].

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать.

Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

Если постараться выявить основные функциональные составные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, то можно представить следующую картину (рисунок 3).

Программно-технические Платформы и Коммуникации

Рисунок 3 — Компоненты управления предприятиями и организациями

На рисунке 3 видно, что прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на документационное обеспечение управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства.

Таким образом, перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

1) Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).

2) Выбор правильной стратегии автоматизации.

Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

Для решения второй – необходимо обратить внимание на технологии, предлагаемые различными компаниями по автоматизации ДОУ.

В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима новая методическая основа, учитывающая данные требования к построению системы документационного обеспечения управления персоналом. В связи с этим первым этапом совершенствования системы документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

Для реализации процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации в области управления персоналом:

Проблема состоит, в первую очередь, в том, что в большинстве организаций все документы разрозненны, «работают» каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Зачастую одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе. Следовательно, возникает потребность в создании такого алгоритма, на основе которого можно было бы системно подойти к оценке и совершенствованию документационного обеспечения. Одним из основополагающих требований, предъявляемых, к управлению документами является, систематичность: «Документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе».

В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно выделить несколько этапов:

экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;

обработка исполненных и отправляемых документов.

Поэтому основными задачами при оценке и совершенствовании системы ДОУ являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов;

определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);

определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации [35].

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

Во-первых, ДОУ — это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;

Во-вторых, ДОУ — это учет и контроль результатов деятельности;

В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;

В-четвертых, — это средство для управления предприятием.

В–пятых, это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений [10, с. 12-13].

Поэтому, в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер [27, с. 28].

Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления (делопроизводство ) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ. подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

  1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

  1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
  2. организация работы с документами в учреждении;
  3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции

  1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
    • разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
    • обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
    • контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
  2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
    • Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
    • Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
    • Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
    • Контроль за исполнением документов;
    • Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
    • Обеспечение защиты информации.
  3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
    • разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
    • методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
    • повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
    • упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
    • разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
    • постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

  1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
  2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

  1. системы управления базами данных;
  2. системы поиска документов и анализа текстов;
  3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  4. среду клиент-сервер;
  5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

  • организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
  • распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
  • документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
  • финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
  • информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

  1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
    • приемная;
    • секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
    • секретариат коллегии;
    • протокольное бюро.
  2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
    • разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
    • разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
    • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
  3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
    • экспедицию;
    • бюро переписки;
    • бюро учета и регистрации документов;
    • компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
  4. Отдел писем.
  5. Центральный архив.
  6. Инспекция.

Поделись статьей!

Читай еще похожие статьи:




Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *