Формы бух учета

27. Формы бухгалтерского учета

В данное время применяют три формы учета.

1. Мемориально-ордерная форма – применяется в отдельных отраслях народного хозяйства.

Мемориально-ордерная форма учета основана на базе контрольно-шахматной формы учета. При этой форме однородные документы группируют в накопительных ведомостях, на их основании составляют мемориальные ордера, ордера регистрируют, это обеспечивает контроль за их сохранностью и позволяет получить контрольную сумму оборота по всем счетам.

Недостатки мемориально-ордерной формы :

– отрыв аналитического учета от синтетического;

– сложность приемов выявления ошибочных записей.

2. Журнально-ордерная форма – применяется ручной труд работников учета и средства малой вычислительной техники.

Записи при журнально-ордерной форме ведутся по схеме: документ – регистр – форма отчетности.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет объединен с аналитическим, что создает единую стройную систему записей. Журналы-ордера ведут по кредиту одного или нескольких счетов. Кредитовый признак является ведущим, так как все хозяйственные операции начинают записывать на кредитовой основе.

Преимущества журнально-ордерной формы учета :

1) объединение синтетического и аналитического учета – по большинству счетов аналитический учет объединен с синтетическим, исключается необходимость применения промежуточных регистров;

2) сокращение количества записей – рациональное построение учетных регистров и Главной книги, совмещение синтетического учета и аналитического учета в одном регистре, ускоряется документооборот;

3) подчинение регистров требованиям отчетности, контроля и анализа – в регистрах предусмотрено накапливание данных в разрезах, необходимых для составления отчетности, исключается выборка данных в конце отчетного периода;

4) возможности для широкого применения малых вычислительных машин, лучшее распределение обязанностей между счетными работниками, соблюдение графика работы, улучшение организации и техники ведения учета.

Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд работников учета.

3. Таблично-автоматизированная форма – предприятие обслуживается машиносчетными установками.

Таблично-автоматизированная форма учета включает использование комплекса вычислительных машин, обеспечивающих получение взаимосвязанной системы учетной информации.

При применении этой формы данные документов переносят на магнитные ленты, диски, которые используют для обработки на вычислительных машинах. В процессе машинной обработки на их основании получают единые учетные регистры – машинограммы, их содержание отвечает требованиям бухгалтерского учета и определяется типовыми проектами комплексной механизации учета.

При этой форме учета повышается оперативность, более тесно используются оперативные плановые и отчетные данные.

Преимущества использования машинно-ориентированных форм учета :

– применение вычислительной техники для обработки информации, для ее сбора и регистрации;

– возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

– возможность выдачи информации по запросу;

– освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.

Формы бухгалтерского учета

November 13, 2012

Для систематизации информации о проводимых финансово-хозяйственных операциях предприятием либо организацией в денежном выражении применяются различные формы бухгалтерского учета. В бухгалтерии форма учета – это систематизация и обработка необходимых сведений с применением аналитических и синтетических регистров. Информация проходит обработку обязательно с учетом систематичности, последовательности записей и взаимосвязи регистрируемого материала.

Формы учета в бухгалтерии

На сегодняшний день законодательными актами РФ разрешены следующие формы ведения бухгалтерского учета:

1. С использованием мемориальных ордеров. Учет аналитического характера ведется в карточках, затем информация синтезируется в книжном регистре. Для каждой хозяйственной операции, подтвержденной первичным документом, должен быть составлен мемориальный ордер. Мемориально-ордерная запись может быть составлена и на группу первичных документов на основании накопительной ведомости. Например, на несколько однотипных накладных, предварительно вписанных в ведомость, делается одна запись, отражающая итоговую сумму, со ссылкой на документ. Накладные, чеки, квитанции обязательно прилагаются.

2. С использованием журнала «Главная книга». Это разновидность ордерно-мемориальной формы бухгалтерского учета. В этом случае записи хозяйственных операций производятся в комбинированном регистре в виде журнала «Главная книга». Здесь в хронологическом порядке регистрируются мемориально-ордерные записи в совмещении с систематической информацией по синтетическим счетам. В данном регистре отражается синтетический бухучет хозяйственно-финансовых операций по кредиту и дебету всех счетов. В данной «Главной книге» вписываются на начало каждого месяца остатки по синтетическим счетам. В конце каждого месяца остатки также подсчитываются и записываются. Данные, содержащиеся в этом регистре, служат основой для составления баланса предприятия.

3. С использованием журналов-ордеров. Регистром такой формы бухгалтерского учета являются журналы-ордеры, представляющие из себя листы с вычерченной сеткой, где систематически ведутся основные записи хозяйственно-финансовых операций непосредственно из первичных документов. Движение по каждому аналитическому либо синтетическому счету отражается в отдельном журнале-ордере. Часто учет в таких регистрах сочетают с регистрацией данных в накопительных ведомостях. Итоговые числовые результаты по кредиту и дебету из всех имеющихся журналов-ордеров после переносятся в «Главную книгу».

4. С использованием автоматизированных таблиц бухгалтерских программ. Регистрами в этом случае являются таблицы, в которые вносятся числовые данные. Программа автоматически просчитывает и выдает результат.

5. При помощи упрощенного метода учета. Законодательством РФ предусмотрена такая форма для ведения учета хозяйственно-финансовой деятельности индивидуальных предприятий. Регистром будет являться журнал для учета имеющегося у фирмы имущества. Все текущие записи последовательно заносятся в него.

Выбор формы учета

Решение о том, какую форму учета лучше выбрать, какая будет наиболее удобной для учета хозяйственно-финансовых процессов деятельности вашего предприятия либо организации, зависит от разных факторов. Если предприятие является крупным и осуществляет регулярно в больших масштабах финансовые операции, то целесообразнее, конечно, будет выбрать и закрепить в учетной политике предприятия автоматизированную форму учета.

Техника и формы бухгалтерского учета определяются руководителем фирмы в зависимости от имеющегося объема работы по учету. У маленького индивидуального предприятия, где подчас имеется всего один работник (сам предприниматель), и объем операций или товарооборот небольшой, совсем не выгодно нанимать еще одну штатную единицу. Поэтому сам учредитель ведет учет по упрощенной схеме.

Формы бух учета

11 странных признаков, указывающих, что вы хороши в постели Вам тоже хочется верить в то, что вы доставляете своему романтическому партнеру удовольствие в постели? По крайней мере, вы не хотите краснеть и извин.

Формы бух учета

Что форма носа может сказать о вашей личности? Многие эксперты считают, что, посмотрев на нос, можно многое сказать о личности человека. Поэтому при первой встрече обратите внимание на нос незнаком.

Формы бух учета

5 привычек, которые гарантируют, что вы не достигните успеха в жизни Наши ежедневные привычки делают из нас тех, кем мы являемся. Какие-то из них способны привести нас к успеху, а другие, напротив, гарантируют неизбежны.

Формы бух учета

Как выглядеть моложе: лучшие стрижки для тех, кому за 30, 40, 50, 60 Девушки в 20 лет не волнуются о форме и длине прически. Кажется, молодость создана для экспериментов над внешностью и дерзких локонов. Однако уже посл.

Формы бух учета

Наши предки спали не так, как мы. Что мы делаем неправильно? В это трудно поверить, но ученые и многие историки склоняются к мнению, что современный человек спит совсем не так, как его древние предки. Изначально.

Формы бух учета

Время бить тревогу: 11 признаков, что ваш партнер вам изменяет Измена — это самое страшное, что может случиться в отношениях двух людей. Причем, как правило, все происходит не как в фильмах или сериалах, а гораздо.

Формы бухгалтерского учета

Форма учета – определенная система использования различных по строению учетных регистров, обуславливающая последовательность и способы учетных записей.

За время существования бухгалтерского учета применялись различные формы. Вначале форма учета была предельно простой и состояла из памятной книги (мемориал ), в которую операции записывались в хронологической последовательности, и журнала, в котором указывали корреспонденцию счетов. Из журнала делали запись в Главную книгу, на основании которой составляли баланс.

Простейшие формы учета — старая и новая итальянская, не могли удовлетворять требованиям, которые стали предъявляться к учету с ростом производства и увеличением хозяйственных операций. Развитие форм пошло по пути создания отдельных регистров для ведения учета по однородным объектам учета. Появилась первая многожурнальная форма учета. Постепенно на смену книгам пришли карточки, и книжные формы учета были заменены карточными (карточно-ордерная, карточно-копировальная, конторольно-шахматная).

Основными признаками, определяющими ту или иную форму учета, являются:

· виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними;

· последовательность записей в них;

· применение средств вычислительной техники.

В настоящее время применяются несколько форм бухгалтерского учета:

1. Мемориально-ордерная (ее разновидность – Журнал-Главная)

3. Упрощенная форма бухгалтерского учета

4. Автоматизированная форма

Применение той или иной формы бухгалтерского учета зависит от размеров предприятия, квалификации работников, наличия средств оргтехники. Независимо от способа ведения учета его основу составляет документирование, где документы играют роль первичных носителей учетной информации.

Мемориально-ордерная форма счетоводства получила свое название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных документов. При этой форме учета на каждую группу операций или отдельно по банковским, кассовым операциям, по расчету заработной платы и другим составляется мемориальный ордер. В мемориальном ордере указывается его номер, краткое содержание операций, дебет и кредит счетов, сумма.

Мемориальный ордер №__ за ______г.

По дебету счета (шифр)

Синтетический учет при мемориально-ордерной форме ведут в двух регистрах – в журнале регистрации и Главной книге. Регистрационный журнал применяется при регистрации бухгалтерских проводок (мемориальных ордеров) в хронологическом порядке с указанием номера, даты, суммы. В этом журнале каждому мемориальному ордеру присваивается порядковый номер.

Регистрационный журнал за ______г.

Порядковые номера мемориальных ордеров

Затем мемориальные ордера записывают в Главную Книгу . По окончании каждого месяца в Главной книге подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту, выводят сальдо по каждому счету, и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам.

Аналитический учет ведется преимущественно на карточках, или на карточках и в книгах. По истечении месяца на счетах аналитического учета подсчитывают итоги сумм оборотов и составляют оборотные ведомости, которые сверяют с оборотной ведомостью по синтетическим счетам. Обороты по дебету и кредиту синтетических счетов сопоставляют с суммой оборота в журнале регистрации мемориальных ордеров. После сверки и контроля составляют бухгалтерский баланс. Мемориально-ордерная форма учета позволяет ежемесячно сверять записи в учетных регистрах, применять разделение труда среди работников бухгалтерии.

Недостатками ее являются:

· громоздкость и трудоемкость учета, выражающаяся в дублировании записей в регистрах учета;

· отставание аналитического учета от синтетического, т.к. регистры не совмещают эти два вида учета;

· непосредственно по данным учетных регистров нельзя составить отчетность без дополнительных расчетов и выборок.

Журнал-Главная является разновидностью мемориально-ордерной формы учета. Характерной ее особенностью является то, что регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге Журнал-Главная.

Номер мемориального ордера

Операции в книгу Журнал-Главную записываются непосредственно с первичных или сводных документов либо на основании мемориальных ордеров. В начале месяца в Журнал-Главную переносят сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, подсчитываются итоги по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца. Аналитический учет ведется на карточках или в книгах. Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета приведена на рис.2

Рис. 2. Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета

1. Сплошные линии показывают последовательность выполнения учетных записей.

2. Пунктирные линии показывают сверку записей.

Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме – журналу-ордеру. Она применяется на предприятиях различных форм собственности. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. Журнально-ордерная форма учета позволяет совместить во времени синтетический и аналитический учет. В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются в основном два вида регистров.

Журналы-ордера – это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся по мере поступления документов либо как итоги в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера ведут по кредиту одного или нескольких счетов по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период. Например, в журнале-ордере №1 по кредиту счета 50 «Касса9raquo; производятся записи итога за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в регистры производить не каждый день, а за 3-5 дней. Данные первичных документов регистрируются только по кредиту счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Кроме журналов-ордеров применяются вспомогательные ведомости, в которых ведут аналитический учет по счетам с большой номенклатурой аналитического учета. Итоги ведомостей в конце месяца переносят в журналы-ордера.

Итоги журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Обороты по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Правильность записей, произведенных в Главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один лист. На основании Главной книги и ряда регистров заполняются баланс и другие формы отчетности.

Журнал-ордер №1 по кредиту счета 50 «Касса9raquo; в дебет счетов.

Обладая рядом преимуществ, а именно объединение синтетического и аналитического учета, подчинение регистров требованиям составления отчетности, контроля и анализа, данная форма основана на использовании ручного труда, и в этом смысле уступает автоматизированной форме учета. Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета представлена на рис.6.3

Рис.6.3. Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета

1. Сплошные линии показывают последовательность выполнения учетных записей.

2. Пунктирные линии показывают сверку записей.

Упрощенная форма бухгалтерского учета предназначена для субъектов малого предпринимательства и имеет две разновидности:

· Простая форма без использования учетных регистров;

· Упрощенная форма с использованием соответствующих учетных регистров.

Простая форма применяется в случае, когда у предприятия нет основ­ных средств, расчеты с контрагентами ведутся сразу (отсутствуют за­долженности на конец периода), отсутствуют переходящие остатки (на­пример, нет незавершенного производства). При простой форме бухгалтерского учета применяется Книга учета хозяйственных операций .

Книга (журнал) учета хозяйственных операций

Наличие и движение имущества предприятия

Книга (журнал) учета хозяйственных операций открывается записями сумм остатков на начало года (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются.

Затем в графе «Содержание операции» записывается месяц и в хроноло­гической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные опера­ции этого месяца. При этом суммы по каждой операции, зарегистриро­ванной в Книге по графе «Сумма9raquo;, отражаются методом двойной запи­си одновременно по графам «Дебет9raquo; и «Кредит9raquo; счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.

По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств, показанному по графе «Сумма9raquo;. Пос­ле подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников (бухгалтерских счетов) за месяц выводится сальдо по каж­дому их виду (счету) на 1-е число следующего месяца, на основе которых составляется бухгалтерская отчетность.

Наряду с Книгой учета фактов хозяйственной деятельности (форма К-1) для учета расчетов по оплате труда с работниками (а также по налогу на доходы физических лиц и т. п.) надо вести также ведомость учета заработной платы по утвержденной форме (форма В-8). Кроме того, ведется кассовая книга, лицевые счета работников и т.п.

Форма сиспользованием регистров малого предприятия применяется организациями, у которых есть собственные основные средства и дру­гие товарно-материальные ценности, а также ведущими расчеты с пос­ледующей или предварительной оплатой.

В качестве учетных регистров для учета имущества и ис­точников его образования применяются ведомости, которые составляются для учета операций по одной группе используемых бухгалтерских счетов на осно­вании первичных документов: В-1 — В-8, также для обобще­ния данных ведомостей и проверки применяется шахматная ведомость (форма В-9).

Сумма по любой операции записывается в двух ведомостях одновре­менно: в одной — по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой — по кредиту кор­респондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета.

В обеих ведомостях в графе «Содержание операции» делается запись на основании первичной учетной документации о сути совершенной операции.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответ­ствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведо­мости (шахматной) по форме В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгал­терского баланса предприятия.

Автоматизированная форма в настоящее время является одним из основных направлений современного бухгалтерского учета. Это обусловлено тем, что автоматизация бухгалтерского учета характеризуется высокой скоростью работы, большой емкостью памяти, большим набором выполняемых операций.

Автоматизированная форма учета ведется с использованием компьютерной техники с помощью специальных программ.

Наиболее распространенной программой является «1С-Бухгалтерия », позволяющая пользователю одновременно работать с Планом счетов, журналом регистрации хозяйственных операций и формировать различные выходные формы. Эта программа может базироваться как на журнально-ордерной форме учета, так и на других формах.

При использовании программы «1С-Бухгалтерия9raquo; бухгалтер проверяет и обрабатывает первичные документы и вводит содержащиеся в них данные в персональный компьютер на технические носители информации. Ввод данных осуществляется чаще всего с клавиатуры вручную в соответствии с графиком документооборота.

Программа «1С-Бухгалтерия9raquo; содержит набор типовых проводок, из которых бухгалтер может выбрать нужные для отражения хозяйственных операций. При необходимости возможен ввод проводок, не предусмотренных в данной программе.

На основе введенной с первичных документов информации и выбранной корреспонденции счетов создается журнал хозяйственных операций, который может быть выведен на печать. Программой предусмотрено получение как промежуточной информации, систематизированной в журналах-ордерах, мемориальных ордерах, садовых оборотных ведомостях, шахматных ведомостях и балансах.

1. Что такое учетные регистры?

2. Какие формы учетных регистров существуют?

3. Рассказать классификацию регистров.

4. Какие способы исправления ошибок в учетных регистрах применяются в бухгалтерском учете? Охарактеризовать их.

5. Что такое форма бухгалтерского учета?

6. В чем заключается сущность мемориально-ордерной формы учета?

7. В чем заключается сущность журнально-ордерной формы учета?

8. В чем преимущество автоматизированной системы бухгалтерского

2. Формы бухгалтерского учета.

Под формой бухучета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.

Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором учетных регистров и системой их взаимодействия. Объединяет формы бухгалтерского учета то, что все хозяйственные операции подтверждаются первичными учетными документами и отражаются в учетных регистрах методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов.

Выбор формы бухгалтерского учета зависит от различных условий, в том числе от масштабов деятельности предприятия и от степени автоматизации учетного процесса, и должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.

Различают следующие формы бухгалтерского учета:

Наиболее простой формой является «журнал-главная». так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций) записывается в книгу «Журнал-главная», в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Книга «Журнал-главная» выглядит следующим образом (таблица 1.1).

Формы бух учета

В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем – все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период (при этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за отчетный период должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и выявляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.

Схема учета «журнал-главная» выглядит следующим образом (рис.1.1).

Формы бух учета

Рис.1.1. Схема учета по форме «Журнал-главная»

Вариантом этой формы является рекомендованная Министерством финансов для малых предприятий простая форма учета, в которой журнал-главная называется книгой хозяйственных операций и отдельно ведется ведомость заработной платы.

Мемориально-ордерная форма ведения бухучета возникла в 1928-1930 годах. Она основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).

Однородные документы группируют в накопительных ведомостях, на их основании составляют мемориальные ордера, в которых указывается корреспонденция счетов по данным операциям. Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером либо его заместителем, а также исполнителем.

Сумма мемориального ордера записывается в книгу «Журнал-Главная» в графу «Сумма по ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих счетов. Проводки из мемориальных ордеров разносятся по счетам Главной книги. Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делаются на основании первичных или сводных учетных документов.

За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций (кассовых, по расчетным счетам, заработной плате и так далее) лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

Главная книга является основой для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. При этом структура Главной книги облегчает составление шахматной оборотной ведомости, последняя непосредственно заполняется итогами каждого счета.

Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом (табл.1.2).

Формы бух учета

Главную книгу при этой форме также называют контрольно-шахматной ведомостью.

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

Формы бух учета

По сравнению с журналом-главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета.

Схема данной формы учета имеет следующий вид (рис.1.2).

Формы бух учета

Рис.1.2. Схема мемориально-ордерной формы учета

Существует упрощенный вариант данной формы для малых предприятий – с использованием ведомостей учета: основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; расчетов с поставщиками; заработной платы.

Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода. Например, форма ведомости по учету денежных средств в кассе выглядит следующим образом (табл.1.4).

Формы бух учета

Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.

Достоинствами мемориально-ордерной формы учета являются:

— строгая последовательность учетного процесса;

— простота и доступность учетной техники;

— широкое использование стандартных форм аналитических регистров;

— возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатки мемориально-ордерной формы:

а) многократность записей и трудоемкость учета;

б) отрыв аналитического учета от синтетического;

в) сложность приемов выявления ошибочных записей.

Журнально-ордерная основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый месяц. Записи при журнально-ордерной форме ведутся в бухучете по схеме: «документ – регистр – форма отчетности».

При журнально-ордерной форме учета на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов по корреспондирующим счетам. Эти итоги представляют собой бухгалтерские проводки для записи на счетах главной книги.

Накопительные журналы называются журналы-ордера. Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Журнал-ордер выглядит следующим образом (табл.1.5).

Формы бух учета

Журналы-ордера являются основными регистрами бухгалтерского учета, вспомогательные ведомости применяются в тех случаях, когда необходимо сгруппировать аналитические данные первичных документов. Итоги ведомостей переносят в журналы-ордера.

В основу построения единой журнально-ордерной формы положены следующие принципы:

— записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;

— совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

— отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

— применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;

— применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;

— применение месячных журналов-ордеров.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется сальдовый баланс с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Главная книга имеет следующую форму (табл.1.6).

Формы бух учета

Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается в корреспонденции с другими счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета, определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Журнально-ордерная форма учета может быть представлена в следующем виде (рис.1.3).

Формы бух учета

Рис.1.3. Схема журнально-ордерной формы учета

Преимущества журнально-ордерной формы учета:

а) объединение синтетического и аналитического учета (по большинству счетов аналитический учет объединен с синтетическим), исключается необходимость применения промежуточных регистров;

б) сокращение количества записей (рациональное построение учетных регистров и Главной книги, совмещение синтетического и аналитического учета в одном регистре, в результате чего ускоряется документооборот;

в) подчинение регистров требованиям бухгалтерской отчетности, контроля и анализа (в регистрах предусмотрено накапливание данных в разрезах, необходимых для составления отчетности), при этом исключается выборка данных в конце отчетного периода;

г) рациональное распределение обязанностей между счетными работниками, соблюдение графика работы, улучшение техники и организации ведения бухучета.

Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд.

Упрощенная форма используется для субъектов малого предпринимательства.

Упрощенная форма бухгалтерского учета, предусматривающая две формы учета:

а) простая форма, без использования учетных регистров имущества малого предприятия, применяемая в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства. При этом способ двойной записи не применяется, ведется Книга учета доходов и расходов;

б) упрощенная форма, предусматривающая использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.

Схема упрощенной формы бухгалтерского учета выглядит следующим образом (рис.1.4).

Формы бух учета

Рис.1.4. Схема упрощенной формы учета

Автоматизированная форма бухгалтерского учета предусматривает применение электронно-вычислительных машин.

В настоящее время разработано достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в организациях. Бухгалтерские программы содержат план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты, а также средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретного пользователя, независимо от масштабов его деятельности.

При автоматизированной форме бухгалтерский учет осуществляется путем внесения корреспонденций счетов непосредственно в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов. При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов. Также реализована возможность получения печатной формы созданного документа. Существует возможность формирования проводок путем введения так называемых «типовых операций», в основу которых положена типовая корреспонденция счетов. Квалифицированный пользователь может значительно расширить список типовых операций путем добавления в него новых типовых операций, созданных им самим.

Бухгалтерские программы, как правило, содержат большой объем нормативно-справочной информации, которая включает в себя документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные, позволяют организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Регистры бухгалтерского учета, такие как оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, формы бухгалтерской и налоговой отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.

Основными достоинствами данной формы учета является однократное введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

— однократный ввод учетных данных;

— автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

— автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;

— автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

Преимущества использования автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета:

а) применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;

б) возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

в) возможность выдачи информации по запросу;

г) освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.

ЛЕКЦИЯ № 11. Формы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет выполняет информационную и контрольную функции. Он обеспечивает информацию о наличии и состоянии хозяйственных средств, необходимых для осуществления торговой, заготовительной, производственной деятельности организаций и предприятий потребительской кооперации; о величине издержек обращения и производства; о выполнении заданий по объекту товарооборота, производству продукции, услуг и работ.

Контрольная функция бухгалтерского учета проявляется в осуществлении предварительного и текущего контроля над эффективным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, над сохранностью кооперативной собственности. Таким образом, для ведения учета нужны определенные, закрепленные законодательством, формы.

Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами, и способом записи в них, т. е. использованием тех или иных технических средств.

Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

1. Мемориально-ордерная форма

Мемориально-ордерная система учета возникла в конце 1920-х – начале 1930-х гг. в результате творческой переработки новой итальянской формы бухгалтерского учета. Эта форма стала применяться на всех предприятиях и организациях страны, особенно в годы Великой Отечественной войны и в послевоенный период, когда для ведения учета были привлечены сотни тысяч человек, не имеющих достаточного опыта и специальной подготовки.

Положительные качества – в довольно простом построении. Вместо многочисленных регистров синтетического учета используется один регистр – Главная книга. Она открывается на каждый месяц.

Итак, простая мемориально-ордерная система учета – это такая форма учета, при которой на все финансово-хозяйственные операции составляются отдельные мемориальные ордера (проводки). Напомним, что мемориальный ордер или проводка – это бухгалтерское оформление хозяйственной операции с отображением ее суммы на счетах бухгалтерского учета.

Составление мемориальных ордеров

Мемориальный ордер № 1

Формы бух учета

Мемориальный ордер № 2

Формы бух учета

Мемориальные ордера составляются по всем финансово-хозяйственным операциям за отчетный период. Затем все мемориальные ордера разносят в две контрольные ведомости (так называемые «контрольки») по соответствующим счетам: дебетовую и кредитовую.

После заполнения контрольных ведомостей составляется оборотный баланс, в который заносятся сальдо по всем счетам на начало отчетного периода, обороты за отчетный период (из «контролек») и выводится сальдо на конец периода.

Полученные в оборотном балансе сальдо на конец отчетного периода заносятся в бланк баланса по установленной форме.

Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов. Так подтверждается правильность разноски по счетам. Проводки из мемориальных ордеров по счетам Главной книги, которая является синтетическим регистром систематического учета.

В Главной книге отражаются обороты только по синтетическим счетам, сальдо не выводится.

Преимущества мемориальной ордерной формы: техника записи несложная, обеспечивается полнота учета хозяйственных операций за счет сверки данных синтетического и аналитического учета, составления журнала регистрации и ведомости по синтетическим счетам.

Недостатки мемориально-ордерной формы:

1) многократность записей одной и той же суммы в учетные регистры, увеличивается объем работ, а значит, и вероятность допущения ошибок;

2) отсталость и открываемость аналитического учета от синтетического;

3) приспособленность к использованию ручного труда и средств малой механизации.

2. Журнально-ордерная форма

Журналы-ордера – учетные регистры хронологической регистрации хозяйственных операций синтетического и в ряде случаев аналитического учета. Записи в них производятся по мере поступления первичных документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей. Регистрация производится по кредитовому признаку, т. е. по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Это достигается использованием шахматной формы журналов-ордеров. При этом сумма хозяйственной операции записывается лишь однажды, но показываются как дебетуемый, так и кредитуемый счета.

Для удобства записей в журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция счетов. Каждый журнал-ордер ведется по одному счету или по нескольким близким по своему содержанию счетам.

Журнал-ордер открывается на месяц. В каждом из них отражаются кредитовые обороты конкретных счетов. Дебетовый же оборот этого счета найдет отражение в других журналах-ордерах.

Вспомогательные(накопительные) ведомости применяются тогда, когда необходимые данные трудно отразить непосредственно в журналах-ордерах. В этом случае на основании первичных документов показатели накапливаются в ведомостях и группируются по корреспондирующим счетам, статьям аналитического учета. Итоги из ведомостей переносятся в соответствующие журналы-ордера.

В конце месяца итоги журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и предназначена для обобщения данных текущего учета и взаимной сверки записей по отдельным счетам.

Сами бухгалтерские работники могут вносить соответствующие изменения, дополнения, упрощения в приведенные формы, учитывая специфику своего производства на предприятии, если это не ломает саму структуру журнально-ордерной формы учета.

Кредитовые обороты по счетам в разрезе дебетуемых счетов ежемесячно переносятся в Главную книгу. Кроме того, в Главную книгу переносятся итоговые обороты по дебету счетов. После перенесения соответствующих сумм в Главную книгу проверяют, чтобы сумма всех оборотов по дебету счетов была равна сумме всех оборотов по кредиту счетов. Если такого равенства нет, то следует искать ошибку в подсчетах оборотов или перенесении (записи) сумм из журналов-ордеров.

После соответствующей проверки выводятся сальдо по дебету и кредиту счетов. При этом следует помнить, что активные счета счета конкретных средств) имеют сальдо по дебету, которое находится суммированием сальдо по дебету на начало месяца и оборота по дебету счета за вычетом оборота по кредиту счета. Пассивные счета (счета источников средств) имеют сальдо по кредиту, которое находится путем суммирования сальдо по кредиту на начало месяца и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету счета за месяц.

Кроме этого, необходимо проверить, чтобы сумма сальдо всех счетов на конец месяца по дебету была равна сумме сальдо по кредиту. Если такое равенство соблюдается, то указанные суммы сальдо по дебету или кредиту счетов (у активно-пассивных счетов и по дебету, и по кредиту) переносятся в Баланс предприятия.

Главная книга открывается на 1 год. Одному месяцу должна соответствовать одна строка в Главной книге. Одному счету в Главной книге отводят 1 разворот листа, а если этого недостаточно – 2–3 разворота.

Министерством финансов РФ составлен «Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы» (Приложение 2 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г. № 59), в котором регламентируется учетная работа предприятий, применяющих журналь-но-ордерную форму учета.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета – это рациональная форма бухгалтерского учета, основанная на использовании накопительных регистров и шахматной схемы записи.

Ведомости, производственно-финансовые отчеты, листки-расшифровки, разработочные таблицы – вспомогательные регистры. Как правило, они применяются при необеспечении аналитических показателей в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется в них.

Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

При книжно-журнальной форме учета аналитический учет оторван от синтетического. Обычно по большинству счетов оборотные ведомости по аналитическим счетам составляют после составления Главной книги, а зачастую после составления отчетности. На практике это приводит к тому, что отчетные данные (балансы) не всегда отражают действительное наличие хозяйственных средств организаций, предприятий.

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета отставания аналитического учета от синтетического не может быть. Это обусловлено тем, что в ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим, например, по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», «Прибыли и убытки» и др. причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок.

Самостоятельный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Ряд журналов-ордеров заменяют сводные группировочные книги по аналитическим счетам, на основе которых составлялось два или три мемориальных ордера. По данным книг К-2, К-3, К-4, К-5 при книжно-журнальной форме учета составлялось три мемориальных ордера по каждому субсчету 41 «Товары». Наличие четырех регистров по счету 41 «Товары», по содержанию мало чем отличающихся друг от друга, не упрощает учет, а, наоборот, усложняет его, создает путаницу в их применении. Вместо указанных книг пре-!усмотрен единый унифицированный журнал-ордер для всех субсчетов.

Все отчеты о движении товаров и тары, товарно-денежные отчеты и др. в разрезе субсчетов накапливаются в едином регистре, в котором для отражения оптового, розничного, в том числе мелкого оптового оборота, а также оборота по продукции собственного производства, заготовительного оборота предусмотрены отдельные графы. На основе кредитовых оборотов по счету № 41 «Товары», отраженных в журнале-ордере, осуществляются записи в Главную книгу.

По мере совершения и оформления документами хозяйственные операции записываются в журналы-ордера. Систематическая запись в журналах – это одновременно и хронологическая запись. Ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета не имеет смысла.

Поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов, то не составляются мемориальные ордера.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам.

Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно. Месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу.

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу из соответствующего журнала, а обороты по дебету вносят в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Главная книга и журналы-ордера взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге – расшифровка дебетового оборота этого же счета. Сальдо на начало следующего месяца выводится после проверки и записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Должны быть равны суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо.

По данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей составляются бухгалтерский баланс и другие формы отчетности.

Значительно уменьшить трудоемкость учета позволяет применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета. Это достигается с помощью совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам).

Опыт применения журнально-ордерной формы учета в промышленности, агропромышленном комплексе, предприятиях Министерства торговли показал, что работники учета, которые систематически накапливают в регистрах данные первичных документов, разработали применительно к принципам этой формы график документооборота, добились ритмичности в работе аппарата, сократили сроки представления отчетности, устранили отставание аналитического учета от синтетического, а также повысили достоверность учетных и отчетных показателей.

Одним из главных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, вытекающих из принципов журнально-ордерной формы учета, является своевременное поступление и обработка данных первичных документов работниками учета, что возможно при налаживании правильного документооборота. Если документы в бухгалтерию поступают неритмично, то регистры составляются с опозданием, что сводит на нет контрольные функции этой формы счетоводства.

Необходимо составлять график документооборота с учетом того, чтобы все журналы-ордера, ведомости, листки-расшифровки велись систематически, начиная с первого числа месяца.

Бухгалтерия организации, предприятия потребительской кооперации может состоять из ряда подразделений, отделов, подотделов или групп. Структура ее зависит от объема и содержания учетной работы. При журнально-ордерной форме учета очень важно правильно распределить обязанности и нагрузку между счетными работниками, с учетом равномерной занятости их в течение месяца.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

Составление Главной книги

Прежде чем производить записи в Главную книгу, осуществляют взаимную сверку учетных регистров, устраняют ошибки и неувязки. Так же производят сверку всех учетных регистров. Взаимосвязь учетных регистров представлена в Инструкции по применению журнально-ордерной формы учета на предприятии.

Исправление ошибок в регистрах, обнаруженных до подведения итогов, осуществляется корректурным способом (зачеркивается неправильная сумма и подписывается правильная). Исправления оговариваются. Ошибки, обнаруженные после подведения итогов регистров до записи их в Главную книгу, исправляются также корректурным способом.

Обнаруженные ошибки после записи в Главную книгу журналов-ордеров оформляются специально составленной бухгалтерской справкой, данные которой записывают в соответствующий регистр следующего месяца.

После исправления возможных ошибок в журналах-ордерах приступают к составлению Главной книги.

Главная книга предназначена для обобщения данных текущего учета, проверки правильности произведенных записей по балансовым счетам и для составления отчетного баланса. Главная книга открывается на весь год.

Записи данных журналов-ордеров в Главную книгу следует начинать с кредитового оборота, т. е. сначала переносится итог кредитовых оборотов журнала-ордера в графу «Оборот по кредиту» в Главной книге. Эти итоги откладываются в отчетно-вычислительной машине или счетах и по мере записи отдельных сумм в дебет соответствующих счетов, корреспондирующих с кредитом счета, отраженного в журнале-ордере, постепенно их снимают.

Это позволяет контролировать правильность записей по счетам в Главную книгу, так как сумма, отраженная по кредиту одного счета, обязательно должна соответствовать суммам, отраженным по дебету соответствующих счетов.

Формы бух учета

После окончания записей в Главной книге подсчитывают итоги по дебету каждого балансового счета. Обороты по дебету сверяются с оборотами по кредиту, т. е. сумма дебетовых оборотов по счетам должна равняться суммам кредитовых оборотов.

В случае несоответствия оборотов подсчитывают кредитовые обороты по всем журналам-ордерам, и если они совпадают с суммой оборотов по кредиту счетов, отраженных в Главной книге, значит, ошибка допущена при осуществлении записей по дебету счетов.

После сверки оборотов по дебету и кредиту счетов выводится сальдо на конец месяца. Полученные в Главной книге обороты по дебету и кредиту счетов, а также выведенные по этим счетам сальдо представляют собой оборотный баланс.

3. Простая форма бухгалтерского учета

В соответствии с Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными приказом Минфина РФ от 21.12. 1998 г. № 64н) малое предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета из утвержденных соответствующими органами, исходя из потребностей и масштаба своего производства и управления, численности работников.

Так, малым предприятиям, занятым в материальной сфере производства, рекомендуется использовать регистры, предусмотренные в журнально-ордерной форме счетоводства. Малые предприятия, занятые торговлей и иной посреднической деятельностью, могут использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, при необходимости применяя отдельные регистры для учета определенных ценностей, преобладающих в их деятельности (товарно-материальных запасов, финансовых активов и т. п.), из единой журнально-ордерной формы счетоводства.

При этом малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:

1) единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

2) взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;

3) сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;

4) накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности. Отражение хозяйственных операций в системе счетов бухгалтерского учета и регистрах бухгалтерского учета, применяемых малым предприятием, осуществляется посредством двойной записи. Сущность двойной записи заключается во взаимосвязанном отражении каждой совершенной операции одновременно на двух счетах бухгалтерского учета.

Например, операция по покупке материалов взаимоувязывает показатели, отражаемые на счете учета купленных ценностей (дебет счета 10 «Материалы») и счетах учета расчетов или денежных средств, уплаченных поставщику (кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 51 «Расчетный счет» и др.), начисление суммы по оплате труда взаимоувязывает показатели, отражаемые на счетах учета затрат на производство продукции (работ, услуг) (дебет счета 20 «Основное производство» и др.) и счетах учета расчетов по оплате труда работников предприятия (кредит счета 70 «Расчеты по оплате труда») и т. д.

Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и имеющим незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 100 в месяц) рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета.

Для организации учета по упрощенной форме бухгалтерского учета малое предприятие на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий составляет рабочий план счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций, который позволит вести учет средств и их источников в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам и тем самым обеспечивать контроль за наличием и сохранностью имущества, выполнению обязательств и достоверностью данных бухгалтерского учета.

Малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 30 в месяц), не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (в дальнейшем – Книга) по форме № К-1.

Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками, по подоходному налогу с бюджетом, малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме Книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год.

В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии, а также оттиском печати малого предприятия.

Книга открывается записями сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются.

Затем в графе 3 «Содержание операций» записывается месяц и в хронологической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца.

При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.

В течение месяца на счете 20 «Основное производство» в графе «Затраты на производство – дебет» собираются затраты на производство продукции (работ, услуг).

По завершении месяца данные затраты в сумме, приходящейся на реализованную в течение месяца продукцию (работы, услуги), списываются на счета учета финансовых результатов, с отражением соответственно в графах Книги «Затраты на производство– кредит» и «Реализация – дебет», при этом в графе 3 Книги «Содержание операции» делается запись «Списаны затраты на производство реализованной продукции».

Финансовый результат от реализации продукции (работ, услуг) выявляется как разница между оборотом, показанным по графе «Реализация – кредит», и оборотом по графе «Реализация – дебет».

Выявленный результат отражается в Книге отдельной строкой.

По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств.

После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников (бухгалтерских счетов) за месяц выводится сальдо по каждому их виду (счету) на 1-е число следующего месяца.

4. Таблично-автоматизированная форма учета

В последнее время все большую распространенность получает автоматизированная форма бухгалтерского учета. Такой форме свойственна последовательность обработки информации: машинный носитель информации – ЭВМ.

Организации активно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ – компьютерами, которые позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, дискете, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

Компьютеры просты и удобны в эксплуатации, что позволяет снабдить ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Использование машинно-ориентированных форм учета обеспечивает:

1) высокую точность учетных данных; оперативность данных учета;

2) механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса;

3) увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации;

4) повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности.

Элементы компьютерной системы

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации.

Современное предприятие – большое и сложное образование, у которого много разных «органов» и частей. Организм этот может только нарождаться, появляться на свет или находиться в отроческом периоде, быть в «расцвете сил», наконец, уже дряхлеть, «отживать свой век» (но при этом, кстати, так и не успев набраться мудрости).

В построении современного предприятия можно выделить два взаимосвязанных процесса: формирование производственно-организационной структуры (определяющей, как будет вестись бизнес) и структуры, управляющей информационными потоками, порожденными деятельностью предприятия.

Непременными элементами структуры, управляющей информационными потоками, являются инструментарий в виде современной системы автоматизации (КИС) и управленческие кадры менеджмент), которые могут эффективно ее использовать.

Для большинства российских предприятий сегодняшняя ситуация требует активных действий, преобразований, движения – иначе не выжить.

Главное – определить и сформулировать цели преобразований, правильно выбрать направление и понять, какими средствами готово пожертвовать предприятие для их достижения.

Целью, например, может быть повышение эффективности бизнеса, улучшение деятельности всего предприятия или его некоторых направлений.

Необходимо оценить, что дает в данном случае внедрение и использование ИС. При этом ее полезность может необязательно измеряться в денежном эквиваленте. Все зависит от поставленных целей.

В настоящее время руководителю российского предприятия приходится выносить решения в условиях неопределенности и риска, а это вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, которая отражена в огромном количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно и хорошо обработанная и систематизированная информация в определенной степени является гарантией эффективного управления производством.

Если исключить умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета осуществляются либо по небрежности, либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании нелегальных или устаревших или версий программных комплексов.

Переход от изучения единичных факторов к общим выводам называется индукцией.

Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, несведущий в бухгалтерском учете, просто не сможет работать с бухгалтерской программой.

Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением первичных документов и выполнением простых расчетов, а так же построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, которая автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию.

При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.

Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, которая должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

Остальные документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или из сторонних организаций. В этом случае нужно ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения.

Однако современные бухгалтерские программы неспособны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.

Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера.

Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто.

Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа.

На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов.

Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок.

В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

Требование ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр.

Главное, чтобы фирмы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили ведение налогового учета в свои продукты.

Кроме первичных документов, журнала хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и другая информация храниться в программе для ее правильного функционирования.

Нужно иметь обязательно возможность редактирования справочника, добавления и удаления из него информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

Конечная цель работы любой бухгалтерии – составление отчетов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие.

Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ – автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна.

В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять: начислять и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые проводки.

Для бухгалтерии крупных предприятий чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета.

Большинство бухгалтерских программ реализуют эти требования, однако необходимо применять более дорогую версию программы. Работа с большими объемами информации требует чрезвычайно приемлемой скорости обработки. Чтобы несколько бухгалтеров могли работать с одной информационной базой большого размера и скорость работы при этом не снижалась, программа должна быть оптимизирована для такой работы. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей и количества первичных документов и проводок.

Бухгалтеры в своей работе часто используют калькулятор и календарь. Многие программы включают их поддержку, но часто обычный настольный калькулятор или настенный календарь оказывается значительно удобнее, чем встроенные в программу. Также некоторые программы позволяют создавать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор Word. Если же программа позволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополнительные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко.

Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными и значительно больше операций придется выполнять вручную.

Кроме того, для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затраты на приобретение программы оказываются значительно меньше, чем затраты на ее адаптацию и обновление.

Большинство современных программ имеют мощные средства настройки на особенности учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к значительным материальным потерям из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды.

Современные бухгалтерские программы вышли за рамки автоматизации бухгалтерской деятельности. Часто фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительное программирование по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т. п. При этом все программы тесно связаны и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям предприятия. Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с определенным автоматизированным торговым и складским оборудованием.

Таким образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров штрих-кодов и другого оборудования автоматически попадает в информационную базу программы.

Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.

Хотелось бы отметить некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским программам. Они сильно уступают современным универсальным программам в продуманности пользовательского интерфейса, т. е. в принципах организации общения человека с компьютером. Ведущие фирмы, производящие универсальные программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec, до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использованы общепринятые правила общения.

Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки и обновления. В большинстве случаев для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов. В то время как большинство универсальных программ становится все дружелюбнее и проще в освоении, бухгалтерские программы становятся все сложнее и запутаннее.

Таким образом, несмотря на все недостатки, другого выхода, кроме использования программ, автоматизирующих бухгалтерский учет, не существует. Вручную вести учет в современной бухгалтерии если и возможно, то уж точно нерационально. Главное, выбрать наиболее подходящую программу и постараться лучше ее освоить.

Характеристика автоматизированных систем

Идеал для системы бухгалтерского и управленческого учета с точки зрения руководителя компании и собственника – это получение всей необходимой информации по всему предприятию на любой момент времени, а не за прошлый месяц. Только в таком случае можно управлять эффективно.

Когда система работает эффективно, это означает, что эффективно работает каждое ее звено, подразделение. Определен круг задач, отлажены документооборот и обмен информацией. Создание современной автоматизированной системы влечет за собой необходимость переоснащения технической базы и совершенствования организации обмена данными.

Комплексный подход к внедрению (настройка программного обеспечения с одновременной технической разработкой и поддержкой проекта) позволяет руководству компании получить на выходе систему управления предприятием как единым комплексом, с отдельными офисами, являющимися только звеньями цепи и частью целого. А это, в свою очередь, дает возможность оперативно и эффективно управлять объединенным ресурсом компании – товарооборотом, складам, денежным средствам и дебиторской задолженностью.

Правильный выбор программного продукта – один из определенных моментов автоматизации бухгалтерского учета. Выбор программного обеспечения осуществляется на стадии организации и проектирования автоматизированных информационных систем (АИС) на основании данных обследования информационной системы объекта. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ от самых простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. При выборе программного обеспечения для предприятия возможны различные варианты:

1) приобретение у фирмы-производителя готового типового программного продукта, полностью отвечающего потребностям этого предприятия. Такие типовые программные продукты успешно реализуют бухгалтерский учет на предприятиях однородной деятельности с общей спецификой учета и находят широкое применение на малых предприятиях.

2) составление индивидуального проекта, если невозможно подобрать типовую программу для предприятия. Индивидуальное проектирование выполняется как силами программистов предприятия, так и с привлечением специалистов со стороны. Стоимость проектных работ при этом значительно увеличивается по сравнению с приобретением типового проекта. Индивидуальное проектирование рекомендуется проводить на предприятиях со своей спецификой учета, в основном на крупных и средних предприятиях;

3) доработка и установка типового проекта «под ключ» осуществляется фирмами, занимающимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, обеспечивающими настройку системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптацию к специфике учета на конкретном предприятии. Первый и третий варианты выбора программного продукта фактически ставят пользователя в зависимость от производителя. Очень трудно вести речь об универсальности бухгалтерских автоматизированных систем. Специфика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях, постоянно меняющегося налогового законодательства, изменение форм отчетности определяет необходимость адаптации практически любой системы.

Характерной чертой отечественных программ для бухгалтерского учета стало расширение их традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.

Разработка программ ведется различными отечественными фирмами. Многие из них накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Фирмы составляют программные продукты в локальном и сетевом варианте. Реализация сетевых программ предусматривает организацию многоуровневой вычислительной сети в бухгалтерии и сетевой обмен информацией между уровнями. Сетевая версия включает в себя расширенный состав программ, цель которых – автоматизация задач финансово-хозяйственной деятельности, объединение решения бухгалтерских задач с коммерческими и техническими службами, производством, различными отделами управления.

Итак, выбор программ для реализации поставленных целей – довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

Классификация бухгалтерских автоматизированных систем Существующие прикладные системы бухгалтерского учета очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение, но чаще всего специалисты выделяют следующие классы программ:

1) ориентация на размер предприятия;

2) локальные и сетевые версии;

3) ориентация на бухгалтерский учет в различных сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный учет;

4) отечественные и зарубежные программы.

Классификационным признаком бухгалтерских программ является их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых ими функций. Опыт составления и применения программ компьютеризации бухгалтерского учета позволяет выделить и их группы.

Рассмотрим краткую характеристику пакетов этих групп.

Пакеты «Мини-бухгалтерия». К этой группе относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка> Главная книга> Баланс», выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер», «Финансы без проблем», «Интегратор-Соло», «Инфин».

Программы «Мини-бухгалтерия» пользуются наибольшим спросом на современном рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие и легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя-непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм. Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск, дискету и печать. Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета.

Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование в машине справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся буквально ко всем бухгалтерским программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные предприятия.

Пакет «Мини-бухгалтерия» предусматривает ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации локального автоматизированного рабочего места бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3–4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3–4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера.

Пакеты «Мини-бухгалтерия» успешно применяются на малых предприятиях с небольшой численностью сотрудников и небольшим объемом информации. Но по российскому законодательству малыми в разных ситуациях могут считаться предприятия с различными характеристиками, в том числе и с численностью работников. Для промышленности, строительства и транспорта численность установлена до 100 человек, сельского хозяйства и научно-технической сферы – до 60 человек, в оптовой торговле – до 50 человек, а в розничной торговле и бытовом обслуживании населения – до 30 человек. В соответствии с Указаниями по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета на малых предприятиях, имеющих незначительное количество хозяйственных операций, учет может осуществляться по упрощенной форме учета, что вполне обеспечивается пакетом «Мини-бухгалтерия». Малое предприятие само выбирает форму бухгалтерского учета исходя из своих потребностей, приспосабливает учетные регистры к специфике своей работы при соблюдении основных принципов ведения учета, составляет рабочий план счетов. При упрощенной форме учета в качестве регистра синтетического учета используется книга учета хозяйственных операций, а в качестве регистров аналитического учета применяются различные ведомости: учета основных средств, учета производственных запасов и товаров, учета затрат на производство, учета денежных средств и фондов и др.

Обработка бухгалтерского учета на малых предприятиях с большой численностью работающих, со значительным объемом хозяйственных операций и при необходимости составления многих регистров аналитического учета затрудняется использованием пакета «Мини-бухгалтерия». Это и вызвало появление пакетов более высокого уровня – интегрированных систем.

Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» (ИБС). Большинство разработок этого класса «выросло» из предыдущего. Сегодня группа ИБС является одной из наиболее распространенных. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2–5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте – на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1С: Предприятие (версии 7.5, 7.7)», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

Интегрированные бухгалтерские системы относятся к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций и разделов. Реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Основой пакета, как и в «Мини-бухгалтерии», является Головной модуль «Проводка – Главная книга – Баланс», а также модули для выполнения отдельных участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету материалов, учету основных средств и учету товаров. Для учета заработной платы создается, как правило, самостоятельная программа, но этот модуль может находиться и в общей программе.

Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок.

После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач. Лучшими пакетами этого класса на выставках и конкурсах признаны программы корпорации «Парус», фирмы «1С» («1С: Предприятие версии 7.5, 7.7»), «Инфин», «Суперменеджер», «Инфо-бух-алтер», сетевая программа «Интегратор» фирмы «Инфософт», «Турбо-бухгалтер» (4, 5, 6), «БЭСТ-3» «Интеллект-Сервис».

Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета». Бухгалтерский комплекс программ впервые был разработан в 1950-х гг. для осуществления комплексной механизации бухгалтерского учета на счетно-перфорационных машинах. В 1970-х гг. обработка комплексов бухгалтерских задач была переведена на универсальные ЭВМ, где использовались «типовые проектные решения по бухгалтерскому учету» по каждому участку учета.

При возникновении персональных компьютеров тенденция создания отдельных программ под каждый участок учета с возможностью последующей их интеграции сохранилась.

Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных рабочих мест. Характерными чертами пакетов являются: наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета интерфейс-обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности, развернутый аналитический учет по всем участкам учета, расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских задач.

Состав пакетов-комплексов может быть следующим. АРМ главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и НМА, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции.

Состав пакетов может быть расширен за счет модулей, обеспечивающих учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и др.

Состав пакетов может иметь отличие в комплексах, разработанных разными фирмами. Его содержание может пополняться за счет включения дополнительных модулей. Применение комплексов позволяет создать на средних и крупных предприятиях интегрированную бухгалтерию, где осуществляется комплексная автоматизация бухгалтерского учета. При этом необходимо соблюдать главный принцип: пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы-изготовителя, хорошо зарекомендовавшей себя на рынке программных продуктов. К ним относятся пакеты фирм: «Интеллект-Сервис» (программа «БЭСТ-4»), «Микро-Плюс» («Лука»), «Пролог», «Омега» («Бухкомплекс»), фирма «ЭЙС» («Гепард»), «Звезда», «Инфин» («Бухгалтерия-супер»), «Турбо-бухгалтер». Корпоративные системы предназначены для автоматизации функций управления предприятием. Иногда такие системы называют «Корпоративными системами управления финансами и бизнесом». Система состоит из сложных компонентов, включающих в себя функционально полную подсистему бухгалтерского учета, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства и т. д. Бухгалтерская составляющая в этих системах не является главенствующей, так как подобные системы в основном ориентированы на процесс управления. В такой системе большое значение имеет информационная взаимосвязь всех составных подсистем. Этот новый класс систем только зарождается в России. Многие зарубежные программные продукты относятся к этому классу. По прогнозам, в ближайшее время такие системы получат в России большое распространение и спрос на них будет опережать предложение.

Корпоративные системы ориентированы прежде всего на управленцев-менеджеров и предусматривают организацию сложной многоуровневой локальной вычислительной сети предприятия и установку автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информации. Системы отличаются большой сложностью, высокой стоимостью и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Реализация корпоративных систем осуществляется, как правило, консалтинговыми организациями, выполняющими работу «под ключ».

Системы индивидуально дорабатываются и внедряются на базе типового ядра для каждого заказчика. Сложность построения корпоративных систем заключается в наличии различных модулей программ. Типичным примером может служить корпоративная система «Галактика», где выделены функциональные контуры административного управления, оперативного управления, управления производством и бухгалтерский учет, для автоматизированной обработки которых предусматривается около 40 программных модулей (АРМ). Систему можно комплектовать из различных модулей. Корпоративные системы предназначены для использования на крупных предприятиях, в торговых центрах и универмагах, но могут в усеченном составе модулей применяться и на средних предприятиях. В качестве примера можно привести некоторые отечественные организации, разрабатывающие корпоративные системы для крупных предприятий: корпорация «Галактика», фирмы «Инфософт», «Никос-софт», «Омега», «Цефей», «Звезда». Переходят на составление корпоративных систем для средних предприятий и корпорация «Парус», фирма «1С» и др. Несомненным достоинством этих организаций является комплексный подход к созданию АИС на предприятии. Они обеспечивают обследование информационной системы, выбор и поставку технических средств, установку программы «под ключ», сопровождение системы, обучение персонала. Можно утверждать, что будущее за такими организациями.

Формы бух учета

Составление бухгалтерской отчетности с использованием автоматизированной системы

Бухгалтерская отчетность составляется и формируется с применением ПК ABACUS Professional в разделе «Отчеты». Раздел предназначен для настройки порядка расчета и составления промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности, а также любых бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций и отчетов произвольного вида.

Программа содержит отчеты, входящие в состав годовой бухгалтерской отчетности: Бухгалтерский баланс (форма № 1), Отчет о прибылях и убытках (форма № 2), Отчет об изменениях капитала (форма № 3), Отчет о движении денежных средств (форма № 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

Для расчета отчетных документов в подразделе «Список показателей» заводится перечень показателей. Перечень групп показателей организуется в виде древовидного справочника, структура которого может быть определена самостоятельно. Для группы заводятся номер, полное и краткое наименование. Показатели можно заводить в любую группу вне зависимости от вложенности, кроме корневой группы.

Показателю определяется номер внутри группы, полное и краткое наименование, а также шифр. Шифр у каждого показателя должен быть уникальным. Для каждого показателя определяется порядок расчета, действующий начиная с заданной даты. Порядок расчета можно задать с помощью так называемой «Кнопочной настройки», либо с помощью алгоритма ABACUS Designer (SBW).

Для формирования отчета необходимо указать период, за который будут рассчитываться данные по показателям. Периоды расчета хранятся. Можно выполнить предварительный расчет показателей в подразделе «Результаты расчета» данного раздела. Для этого показатель или группа показателей помечается и выполняется операция расчета. Расчет может производиться в рублевом или в валютном режимах. В валютном режиме расчет может производиться только по проводкам, сформированным в конкретной валюте, либо в пересчете под заявленную валюту.

Для заданных параметров расчета показателя (сальдо на начало, сальдо на конец, оборот дебетовый, оборот кредитовый, раздельное сальдо начальное и конечное (дебетовое и кредитовое)), одновременно определяются данные в рублях, в количестве и в валюте.

Расчет и печать отчетного документа производится по данным, сформированным за выбранный диапазон времени. В случае если предварительный расчет показателей отчета не производился, он осуществляется в момент формирования документа. При повторной печати сохраненные данные просто заносятся в отчет. Можно задать режим обязательного пересчета показателей в момент формирования отчетной формы.

Система ABACUS Professional не позволяет вести бухгалтерский учет в полной мере, как требует предприятие.

Учет капитальных вложений ведется по договорам, контрагентам, статьям затрат.

По основным средствам: дата начала и окончания действия системных характеристик недоступны для корректировки, т. е. дата начала действия характеристики начинается с даты приобретения, а не со следующего месяца; не предусмотрена настроечная таблица корреспонденций, счет учета амортизации соответствующих каждому субсчету учета первоначальной стоимости, с затратными счетами; предусмотрено внутреннее перемещение инвентарного объекта от одного МОЛ другому, передачи в другое подразделение, перемещение с субсчета на субсчет, тогда как внутреннее перемещение это передача ИО от одного МОЛ другому, так как перемещение между субсчетами не является внутренним перемещением; не предусмотрена связь инвентарного объекта с процедурой списания НДС.

По складскому учету необходимо в структуру справочной информации добавить справочник складов предприятия, приход и расход материальных ценностей привязывается не только к счету и субсчету на счетах с аналитическим признаком «Складской учет», но и к коду склада, кроме того, необходима привязка материальных ценностей к подразделению и к частному лицу (МОЛ);

Раздел должен содержать справочник складов со следующими реквизитами: код склада, наименование склада, код подразделения, которому принадлежит склад.

По капитальному строительству: необходимо производить ввод справочной и оперативной информации об объектах капитального строительства; на основании справочной и оперативной информации формировать записи в истории проводок по выполненному объему строительно-монтажных работ (СМР), материалам, расходуемым на строительство объекта, в качестве ХО или ХПО используя объект капитального строительства; производить расчет налога на добавленную стоимость в зависимости от способа строительства (подрядный или собственными силами); производить расчет сумм возмещения НДС при вводе объекта; формировать отчеты по незавершенному строительству на основании справочной и оперативной информации.

Недостаточно продумана контрольная функция системы, т. е. если случайно или умышленно будет удалена операция или проводка, то это никак не отражается в программе – нельзя проследить, как это произошло и кто это сделал.

Системе ABACUS Professional недостаточно быстродействия, так как несколько операций, формирование документов, отчетов может занимать достаточно продолжительное время, а при большом количестве работников бухгалтерии это достаточно большой минус системе.

5. Упрощенная форма бухгалтерского учета

Торговля – сфера деятельности предприятия, осуществляющего доведение произведенного продукта до потребителя, т. е. реализация функции полезности и признания потребительских качеств товара.

1) современное предприятие продолжает процесс производства и в сфере обращения (обычно только что прибывшие товары не готовы к немедленной реализации, нужна предварительная подготовка (разделка мяса, фасовка), поэтому появляются дополнительные расходы, накладываемые на оптовые цены);

2) торговля оказывает непосредственное влияние на формирование рынка, создание соответственной рыночной конъюнктуры, формирование спроса;

3) эта сфера оказалась самой подверженной рыночным изменениям: реорганизация, реструктуризация и трансформация в различных организационно-правовых формах и разных формах собственности, т. е. все рыночные нововведения и отношения коснулись торговли;

4) воздействие государства проявляется через налоговые санкции и льготы;

5) выручка от реализации в большей степени (более 90 %) поступает в наличной форме, поэтому в основном торговые предприятия формируют кассовую наличность банков;

6) характерно распределение объемов реализации по отдельным пунктам, и при этом только ведущая организация имеет самостоятельный баланс и составляет финансовую и бухгалтерскую отчетность;

7) очень важен вопрос организации кассового хозяйства;

8) высок удельный вес работников, облеченных материальной ответственностью, и высоки риски при найме;

9) огромные объемы «проходящих» товарных масс и денежных средств, поэтому нужно организовывать контроль движения денег и соответствующей документации. В настоящее время предприятиям малого бизнеса можно использовать упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров – Книгу учета хозяйственных операций (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов, готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.

Книга учета хозяйственных операций заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итоговым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйственных операций).

Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, применяются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Записи в учетные регистры производятся на основании должным образом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с положением о документах и документообороте) на второй день после совершения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.

Если количество хозяйственных операций незначительно, то они вначале записываются в Книгу учета хозяйственных операций, а уже затем – в соответствующие ведомости.

Например, операция о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета будет отражена в графе «Сумма» по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 51 «Расчетный счет» Книги учета хозяйственных операций, а затем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету (форма № В-4).

Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги используются при составлении баланса.

Если в организации совершается значительное количество хозяйственных операций, то они могут записываться вначале по соответствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета хозяйственных операций. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.

Можно использовать и кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета хозяйственных операций. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги учета хозяйственных операций записывается общая сумма по разделу расхода ведомости и затем расшифровывается частными суммами по соответствующим счетам Книги.

По окончании месяца в Книге подводятся итоги, подсчиты-ваются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.

Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сумма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам также должна совпадать.

Информация о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используется для составления бухгалтерского баланса.

В настоящий период организации имеют право сами выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм предприятия могут разрабатывать свои оригинальные формы, создавать программы регистрации и обработки, совершенствовать учетные регистры.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *